span 1 span 2 span 3

PT Culletprima Setia

Ardiyanto Dahjan
IT Manager

PT Culletprima Setia

Lebih Ekspansif Bersama SAP Business One

Meski baru satu setengah tahun mengenal sistem SAP, PT Culletprima Setia telah berhasil menggunakan sudut pandang berbeda untuk mengembangkan bisnisnya.

Sejak memulai usahanya pada tahun 1992, PT Culletprima Setia hanya memiliki satu tujuan yaitu untuk menjadi yang terbaik. Dengan motivasi yang kuat dan pengalaman yang panjang, perusahaan yang bergerak di industri pecah belah ini kini telah menjadi salah satu produsen ternama di bidangnya. Merek BBC Glass yang diusungnya pun telah menjadi pilihan utama konsumen.

Permintaan akan produk-produk seperti gelas, piring, dan mangkok dengan merek BBC Glass terus meningkat dari waktu ke waktu. Sehingga aktivitas perusahaan yang awalnya hanya menjalankan satu pabrik saja berkembang menjadi dua pabrik dengan jumlah total produksi per hari mencapai 200 ton untuk ketiga macam produk tadi.

Keunikan adalah salah satu faktor yang membuat produk pecah belah dengan merek BBC Glass diminati konsumen. Keunikan tersebut berupa warna-warna yang dihadirkan pada setiap produk gelas, piring, maupun mangkok. Masing-masing produk memiliki beberapa pilihan warna yang membuat tampilannya menjadi lebih menarik. Saat ini merek BBC Glass menguasai sekitar 80 persen produk pecah belah berwarna yang ada di pasaran.

Selain unik, kualitas produk dengan merek BBC Glass juga memiliki keunggulan tersendiri. Bahan baku yang digunakan berasal dari produk pecah belah yang didaur ulang. Dengan begitu setiap produk yang dihasilkan memiliki tingkat keramahan terhadap lingkungan yang tinggi. Proses produksi pun dilakukan menggunakan mesin canggih di bawah kontrol produksi yang ketat sehingga menjamin kualitas terbaik di setiap produk.

Keunikan dan kualitas produk-produk BBC Glass bahkan tidak hanya menarik perhatian konsumen dalam negeri saja. Gelas, piring, dan mangkok dengan berbagai pilihan warna turut menarik perhatian konsumen di sejumlah negara besar di berbagai penjuru dunia. Sebaran produk-produk BBC Glass kini telah mencapai negara-negara di Afrika, Timur Tengah, hingga Amerika Latin, selain tentu saja negara-negara di Asia.

 

SAP Sebagai Persyaratan Investor

Alih-alih merasa puas dengan pencapaian yang sudah didapat, manajemen PT Culletprima Setia telah berencana menambah satu pabrik lagi untuk meningkatkan kapasitas produksi. Pabrik baru ini rencananya akan dibangun dalam waktu dekat bersebelahan dengan dua pabrik yang sudah ada saat ini di Kawasan Industri Pasir Jaya, Jatake, Tangerang.

Uniknya, owner dan manajemen perusahaan “berani” mengambil keputusan untuk membangun pabrik baru ini karena andil dari sistem enterprise resource planning (ERP) baru yang digunakan perusahaan, yaitu SAP Business One. “Setelah ada SAP kami berani bikin pabrik baru,” ucap Ardiyanto Dahjan, Manager IT PT Culletprima Setia.

Di antara sekian banyak perusahaan besar yang telah menggunakan SAP untuk kepentingan bisnisnya, PT Culletprima Setia termasuk pemain baru. Perusahaan yang hampir berusia seperempat abad ini baru satu setengah tahun belakangan mengenal sistem SAP. Namun dalam waktu yang terbilang cukup singkat manajemen perusahaan ini sudah berani menggunakan sudut pandang berbeda untuk mengembangkan bisnis.

“Sebelumnya kami menggunakan sistem custom. Sistemnya hanya berupa inventory dan surat jalan. Sistem ini hanya menghasilkan print out surat jalan untuk mengambil stock dengan disertai tujuan pengiriman. Print out ini juga menjadi basis untuk invoice. Untuk pencatatan akhir semuanya mesti diinput secara manual, hasilnya seperti neraca,” jelas Ardiyanto.

Karena sistem hasil kustomisasi ini sudah digunakan sejak awal, manajemen perusahaan tidak mengharapkan sesuatu yang lebih dari itu lagi. Artinya segala proses yang dijalankan selama ini dianggap baik-baik saja dan tidak ada masalah. Meskipun harus diakui, beberapa kali manajemen harus mengalami kerepotan saat input data, atau saat melakukan pengecekan inventory serta stock barang yang sudah diproduksi. Bahkan untuk invoice pun kerap mengalami keterlambatan penagihan karena tidak ada peringatan dari sistem.

Pada tahun 2015, PT Culletprima Setia berinisiatif untuk mengembangkan perusahaan lebih besar lagi. Pintu pun dibuka untuk masuknya investor atau mitra modal. Sejumlah penjajakan kerja sama dilakukan dan tidak ada kesulitan untuk mencapai sebuah kesepakatan. Uniknya, pada saat itu pihak investor memiliki satu persyaratan khusus yang harus dipenuhi oleh PT Culletprima Setia. Persyaratan tersebut ialah menggunakan SAP untuk mendukung proses pekerjaan di dalam perusahaan.

Lantaran tidak ada suatu hal yang istimewa dari sistem lama yang telah digunakan selama ini, manajemen menyetujui persyaratan investor. PT Soltius pun dikontak untuk segera mengimplementasikan SAP Business One.

Proses implementasi berlangsung cepat selama kira-kira empat bulan. Tiga bulan pertama digunakan untuk perancangan, pengimplementasian sistem, dan training user. Satu bulan berikutnya adalah masa-masa SAP Business One go live dengan pendampingan dari PT Soltius.

 

Mendirikan Pabrik Baru

Setelah investor masuk, langkah pertama adalah implementasi sistem yang baik untuk menyehatkan perusahaan. Bukan dalam arti PT Culletprima Setia sedang mengalami krisis, tapi karena tidak adanya sistem yang andal untuk menjelaskan seperti apa kondisi perusahaan yang sesungguhnya.

Dituturkan Ardiyanto, kalaupun sistem lama memiliki kelemahan, itu terletak kepada sistem yang tidak terintegrasi. Input data inventory dilakukan secara manual, input data produksi dilakukan secara manual, bahkan modul untuk hasil produksi pun tidak tersedia.

Sewaktu investor menyarankan untuk menggunakan sistem SAP, Ardiyanto maupun manajemen PT Culletprima Setia tidak berpikir akan ada perubahan yang signifikan. Karena pada waktu itu mereka tidak sadar apa kekurangan yang selama ini dialami ketika menggunakan sistem lama. Hasilnya ternyata sangat mengejutkan. “Boleh dibilang waktu di sistem lama banyak kebocoran yang tidak ter-detect,” kata Ardiyanto.

Kebocoran-kebocoran itu semakin terlihat jelas setelah sistem lama dibandingkan dengan SAP Business One. Pada sistem lama, misalnya, proses purchasing dilakukan serabutan karena tidak ada sistem yang men-support. Meski permintaan pembelian barang dilakukan secara prosedural dengan mengisi form resmi, tapi input berikutnya tidak jelas dilakukan ke mana. Setiap form hanya masuk ke dalam filing map. Jika hendak mengecek sebuah orderan, data-data harus ditarik secara manual dari bagian sales, invoice, hingga accounting. Situasi seperti ini rutin dihadapi setiap bulannya. Repot dan sering tidak akurat.

Hal pertama yang segera dirasakan PT Culletprim Setia setelah mengimplementasikan SAP Business One ialah kontrol produksi yang komprehensif dari ujung ke ujung. Mulai dari procurement, purchasing, order barang sesuai kebutuhan, dan produksi sesuai demand. Atau dengan kata lain dari Divisi Warehouse, Production, hingga Sales hampir semua di-support SAP Business One.

“Ternyata selama ini kami ibarat katak dalam tempurung. Setelah diberi sistem bagus baru sadar kekurangannya apa,” kata Ardiyanto.

Efisesiensi waktu adalah keuntungan lain yang dirasakan. Penagihan ke customer bisa dijadwalkan dengan lebih rapi. Lewat SAP Business One, bisa diketahui kapan saatnya sudah bisa melakukan penagihan.

“Investor tahu salah satu kelemahan perusahaan, yaitu tidak adanya sistem yang bisa mengontrol semua. Sebagai investor pasti ingin bisa memantau uangnya digunakan untuk apa. Dan investor melihat tidak ada sistem yang bisa memantau sehingga akhirnya di-suggest menggunakan SAP Business One,” kata Ardiyanto.

Itulah sebabnya kenapa setelah ada SAP Business One, PT Culletprima Setia berani memutuskan mendirikan pabrik baru. Menurut Ardiyanto laporan keuangan yang menggunakan SAP Business One lebih kredibel dan dapat dipercaya. Meskipun sistem lama maupun SAP Business One sama-sama bisa memberikan hasil kalkulasi profit yang sama baiknya, tapi hasil SAP Business One lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berkat itu juga investor tidak ragu-ragu lagi menanamkan modalnya untuk ekpansi perusahaan.

 

SAP, Top of the Class ERP

Dari sisi user, perusahaan yang sekarang memiliki sekitar 700 karyawan ini tidak mengalami masalah yang berarti dalam mengimplementasikan SAP Business One. Menurut Ardiyanto, baik selama proses implementasi maupun setelah go live, tidak ada penolakan dari user.

Hanya saja memang tidak semua user cepat mahir dalam menggunakan SAP Business One. Perusahaan pun harus melakukan assesment untuk mencari tahu penyebab di dalam diri mereka yang kurang mahir. Ardiyanto sendiri mengatakan, meskipun belum pernah mencoba sistem yang lain, baginya SAP Business One termasuk user friendly. Hal ini dipahami Ardiyanto sebagai hal yang wajar. Baginya, setiap user saat menghadapi sistem baru akan menghadapi learning curve.

Proses implementasi SAP Business One dan juga sekaligus training di PT Culletprima Setia berlangsung tiga bulan. Setelah itu, demi memastikan SAP Business One berjalan sesuai ekspektasi, PT Soltius selaku partner implementasi SAP Business One ddi PT Culletprima Setia memberikan pendampingan selama satu bulan setelah go live. Diakui Ardiyanto, pendampingan ini sangat membantu user.

So far, sudah satu setengah tahun (menggunakan SAP Business One). Namun kira-kira dalam rentang tiga hingga enam bulan setelah go live, user sudah bisa merasakan langsung keuntungan menggunakan SAP Business One. Pekerjaan jadi lebih mudah,” kata Ardiyanto.

PT Culletprima Setia terdiri dari divisi-divisi seperti Production, Warehouse, Purchasing, Marketing, dan IT. Manfaat SAP Business One sangat dirasakan di masing-masing divisi tersebut. Di Divisi Marketing, SAP Business One bisa diandalkan untuk pengecekan stock dan omzet. Sementara Divisi Production kini bisa menekan inventory agar tidak mengalami bahan baku berlebih, sekaligus melakukan koordinasi intens dengan Divisi Purchasing. Sedangkan untuk level investor, sangat terbantu dengan output laporan keuangan yang kredibel dan terpercaya untuk dijadikan bahan pertimbangan melakukan ekspansi berikutnya.

Lancarnya implementasi SAP Business One di PT Culletprima Setia tidak lepas dari intens-nya pendampingan yang diberikan oleh PT Soltius.

Menurut Ardiyanto, PT Soltius selalu memberikan pelayanan yang terbaik. “Setiap kali ada trouble, respons dari Soltius selalu cepat. Kesulitan dengan SAP pasti selalu ada. Makanya saya selalu menjaga komunikasi yang baik dengan konsultan Soltius. Biasanya setiap ada laporan dari kami, dalam satu hari sudah ada jawaban. Tidak pernah berlarut-larut. Sampai sekarang pelayanan pun tetap sama, tidak ada perubahan,” kata Ardiyanto.

Ardiyanto menambahkan, setelah pengalaman yang dirasakan PT Culletprima Setia, ia beranggapan baha SAP Business One termasuk top of the class untuk ERP. “Kami merasakan manfaat terbaik,” tutupnya.

 

PT CULLETPRIMA SETIA

Permasalahan:

  • Tidak bisa melakukan koordinasi antardivisi karena sistem tidak terintegrasi.
  • Invoice lupa ditagih selama berbulan-bulan.
  • Proses purchasing dilakukan secara serabutan, sementara investor butuh laporan keuangan yang kredibel.

 

Solusi:

  • SAP Business One.

 

Manfaat yang Didapat:

  • Kemudahan dalam mengecek stock dan omzet.
  • Inventory bisa ditekan sehingga tidak banyak bahan baku menumpuk.
  • Proses produksi berjalan lebih efisien, dan jadwal invoice tidak pernah meleset lagi.