PT Global Jaya Medika (GJM) adalah salah satu perusahaan terdepan di bidang perlengkapan kesehatan di Indonesia. Berdiri sejak 2009, perusahaan ini mendistribusikan perlengkapan kesehatan impor dan buatan lokal untuk spesialis, rumah sakit, klinik, dan universitas. Untuk memperbaiki kepuasan konsumen, PT global Jaya Medika mengambil langkah strategis, yakni mengintegrasikan proses bisnis.

Mohammad Ridwan Husni, Presiden Direktur PT Global Jaya Medika menjelaskan, kunci sukses perusahaannya yakni menawarkan rangkaian produk yang sangat beragam. “Inilah yang membuat kami mampu bersaing dan menaklukkan pasar. Lini produk kami tersedia mulai dari perlengkapan darurat sampai bedah,” sambung Ridwan.
Saat jaringan bisnisnya telah merambah se-Nusantara, PT Global Jaya Medika menerapkan SAP Business One sebagai salah satu penunjang infrastruktur bisnis untuk optimalisasi kualitas layanan.

Fokus pada Kepuasan Pelanggan
Keputusan PT Global Jaya Medika untuk menerapkan SAP Business One sejalan dengan visi perusahaan, yakni menjadi perusahaan terdepan di Indonesia dalam bidang distribusi perlengkapan kesehatan. Untuk mencapainya, PT Global Jaya Medika fokus pada tiga misi.

Pertama, kualitas produk. PT Global Jaya Medika bertujuan untuk menyediakan beragam kualitas produk bagi konsumen dari manufaktur dengan reputasi tinggi. Para pelanggann dilindungi dengan garansi produk resmi dari manufaktur. Misi kedua yakni secara berkelanjutan memperluas pasar lewat promosi di website dan secara aktif terlibat di pameran, baik dalam maupun luar negeri. Ketiga, meningkatkan layanan purnajual. Untuk PT Global Jaya Medika, kepuasan pelanggan atas produk yang dijual merupakan yang nomor satu. 

Untuk menyelesaikan misi ini, GJM memerlukan sistem manajemen yang solid, sehingga GJM memutuskan untuk menerapkan SAP Business One sebagai salah satu infrastruktur bisnis utamanya. “Jika perusahaan dapat dikelola dengan baik, proses penjualan harus lebih mudah dan layanan pelanggan lebih baik,” ujar Ridwan.

Sebelum menerapkan SAP Business One, Ridwan menjelaskan, perusahaan kerap berhadapan dengann masalah seperti tidak adanya laporan keuangan yang real-time atau sistem inventaris yang tidak terkoneksi dengan bagian akunting. Tidak adanya status inventaris yang mudah diakses atau real-time merupakan masalah lainnya. Ditambah lagi tidak akurasinya kalkukasi COGS dan ketidakmampuan mengatur alokasi anggaran untuk setiap item pembelian.

Dari sekian banyak aplikasi terintegrasi yang ada di pasaran, Ridwan memilih SAP Business One. Ia kemudian menggali informasi lebih dalam mengenai SAP Business One setelah sebelumnya melihat iklan SAP Business One di billboard bandara.

Setelah mengundang sejumlah mitra implemetasi untuk presentasi, GJM memutuskan untuk bermitra dengan PT SOLTIUS Indonesia (SOLTIUS), bagian dari Metrodata Group dan rekanan implementasi SAP Business One di sejumlah perusahaan papan atas. Proses implementasi berlangsung selama 3,5 bulan sejak April 2013 dan rampung di pertengahan Juli.

Terdappat delapan fungsi terintegrasi yang diimplementasikan di PT Global Jaya Medika, yakni Purchasing, Sales Opportunities, Sales, Inventory, Banking, Bill of Material for Template Item, Financials, dan Service. Lewat delapan fungsi ini, hasilnya terlihat lebih cepat. Seperti misalnya fitur Sales Opportunity dapat digunakan untuk memonitor proses penjualan (pendekatan pelanggan). Dengan modul ini, perusahaan mampu mengetahui bagaimana respon konsumen terhadap produk tertentu dan nilai yang dapat dijual. Modul ini juga mampu memonitor setiap tahapan di penjualan. Sedangkan di modul Inventory, manajemen mampu mengawasi alur barang secara langsung. Setiap item memiliki serial number, sehingga status setiap itemnya dapat diketahui secara real-time. “Jaringan  penjualan kami se-Indonesia, sehingga penting seklai bagi kami untuk mengetahui data dan status produk yang kami jual,” tutur Ridwan.

Ridwan menjelaskan, layanan konsumen sangat penting bagi perusahaan. Setelah membeli produk, konsumen akan mendapatkan informasi instalasi, pelatihan, dan perbaikan jika produk mengalami kerusakan. “Inilah mengapa data konsumen sangat penting. Siapa yang membeli produk ini? Siapa saja penggunanya? Dengan SAP Business One kami mampu melacak informasi ini,” sambungnya.

Dengan peningkatan kondisi seperti ini, bukan berarti implementasi SAP Business One di PT Global Jaya Medika bebas hambatan. Ridwan menyebutkan, tantangan terbesarnya yakni mengubah pola pikir karyawan ke sistem yang baru. “Ini wajar sekali, kita harus beradaptasi terhadap perubahan,” ungkapnya.

Memilih SOLTIUS
Ridwan tidak pernah ragu ketika ia memutuskan memilih SOLTIUS sebagai rekanan implementer karena reputasi SOLTIUS yang tidak perlu diragukan lagi. Ditambah lagi, SOLTIUS merupakan anak perusahaan dari Metrodata Group.
Ridwan mengambil keputusan tepat. Selama proses implementasi, SOLTIUS sanggup memberikan solusi yang terbaik dan bersedia mendengarkan masalah yang dihadapi PT Global Jaya Medika. “Setelah sistem ini diluncurkan, staf SOLTIUS tetap berhubungan dengan kami, luar biasa,” kata Ridwan.

Sekarang, dengan SAP Business One sebagai salah satu infrastruktur bisnis utama di PT Global Jaya Medika, Ridwan optimis untuk meraih visi perusahaan untuk menjadi distributor peralatan kesehatan terdepan di Indonesia.