span 1 span 2 span 3

PT Great Giant Pineapple

Husin Kurnia
Agri Group IS & T Head

PT Great Giant Pineapple

Di samping menyediakan solusi yang cepat, tepat, dan efektif, SAP juga menawarkan fleksibilitas dalam beradaptasi dengan perubahan dalam regulasi sumber daya manusia.

Manajemen Human Resources (HR) memainkan peran penting dalam kesuksesan perusahaan. Teknologi informasi menyediakan cara yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih efektif untuk menunjang fungsi manajemen HR. Sadar akan peran penting ini, PT Great Giant Pineaple (GGP), bagian dari Gunung Sewu Group, mempercayakan sistem SAP Payrolll untuk menunjang fungsi manajemen HR.

Bersamaan dengan perusahaan lain di bawah grup yang sama, PT Umas Jaya Agro Utama (UJA) dan PT Bromelain Enxym (BE), GGP mulai menggunakan sistem SAP Payroll untuk membantu mengelola sumber daya manusia perusahaan yang begitu besar, dengan lebih dari 23.000 pekerja. SAP dipilih untuk menggantikan sistem payroll sebelumnya yang tidak lagi memadai untuk memenuhi persyaratan terbaru, khususnya dengan sistem perpajakan baru yang ditetapkan oleh pemerintah.

Berdiri sejak 1979, GGP tumbuh menjadi produsen nanas terbesar ketiga di dunia yang memproduksi nanas kalengan dan minuman sari nanas. GGP mengelola lebih dari 30.000 hektar perkebunan di Lampung, dengan mayoritas produksi diekspor ke luar negeri.

GGP memiliki lima divisi utama dalam lini produksinya, yakni Can Making, Drum Making, Cannery, Labeling, dan Juice. Dari hulu ke hilir, GGP menjadi produsen nanas terdepan dalam hal kontrol kualitas, penelusuran produk, dan kesinambungan lingkungan dengan sistem pengelolaan limbah yang dikelola dengan baik.

Sementara itu, sister company GGP, yakni UJA, didirikan pada 1990. Perusahaan ini memproduksi tapioka berkualitas tinggi untuk industri makanann dan minuman, serta produksi kertas di pabriknya di Lampung.

Sedangkan BE merupakan perusahaan joint venture antara GGP dan perusahaan asal Jerman, Enzybel International S.A (Floridienne Group). Perusahaan ini memproduksi enzim proteolytic, seperti papain, bromelain, dan ficin. Bromelain adalah enzim pencernaan yang dapat ditemukan di sari nanas dan nanas kalengan.

Perusahaan yang juga berbasis di Lampung ini mulai beroperasi pada 2011, serta mengekspor produknya ke Eropa, Amerika Serikat, dan Asia Pasifik. Pada 2013, BE memproduksi 60 ton bromelain, mengisi 21% produksi bromelain di dunia.

Sistem Perpajakan Sistematik

Sebagai salah satu pemimpin industrinya, ketiga perusahaan ini sadar betul akan pentingnya teknologi informasi untuk menunjang sistem manajemen operasional. Inilah mengapa manajemen perusahaan memilih SAP Payroll untuk menggantikan sistem lamanya.

“Salah satu pertimbangan kami dalam memilih SAP Payroll ialah sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem SAP yang telah kami gunakan, di samping fleksibilitasnya dalam memenuhi regulasi dari pemerintah dan strategi pertumbuhan perusahaan,” papar Husin Kurnia, IS&T Head di Agri Group. Husin menambahkan, GGP menggunakan hampir semua modul SAP tidak hanya modul payroll saja.

Mariyono, SAP Human Capital Management Manager GGP menuturkan, faktor penting lainnya yang menyebabkan pemilihan SAP Payroll yakni sistem lama yang digunakan perusahaan tidak lagi mampu mengelola kalkulasi pajak berdasarkan regulasi terbaru yang ditetapkan pemerintah. Fleksibilitas yang ditawarkan SAP Payroll untuk beradaptasi dengan regulasi pemerintah juga terlihat pada kemampuannya dalam mengkalkulasi cicilan BPJS bagi para pegawai. “Inti dari SAP Payroll yakni mampu memenuhi perkembangan di regulasi ppemerintah,” tegas Mariyono.

Di perusahaan ini, proses implementasi SAP Payroll memerlukan waktu enam bulan, dimulai dari Maret 2014 dan meluncur pada Agustus. Beberapa submodul yang diimplementasikan di antaranya Organizational Management (OM), Personal Administration (PA), Time Management (TM), dan Payroll.

Pengambilan Data Lebih Cepat

Perubahan dari sistem lama ke sistem baru tentunya memerlukan penyesuaian, hal yang sama terjadi ketika GGP mulai menerapkan SAP Payroll. Mariyono menuturkan, keseluruhan proses implementasi berjalan mulus, kecuali proses pembaruan data pegawai yang memakan waktu cukup lama.

“Kenapa waktunya lama? Karena SAP mampu mengakomodasi data pegawai yang komprehensif dan ada banyak sekali tenaga kerja harian yang perlu diperbarui,” ujar Mariyono.

Mariyono menambahkan, setelah seluruh data diunggah ke sistem, semua proses berjalan lebih mudah, khususnya dalam hal pelaporan dan pengendalian tugas.

“Dibandingkan sistem lama kami, SAP lebih cepat dan lebih efektif. Laporan langsung tersedia tanpa diminta, inilah yang membuat penyusunan analisis menjadi lebih mudah,” tutur Mariyono.

Di perusahaan ini terdapat dua kriteria pegawai, yakni pegawai tetap dan kontrak, dimana seluruhnya diunggah ke database SAP walaupun perputaran pegawai harian sangat cepat, tergantung aktivitas di perkebunan. “Dengan data yang tersedia di SAP, kami bisa memperoleh anggaran untuk masing-masing pegawai di setiap divisi dan aktivitas di perkebunan kami,” kata Husin.

SOLTIUS Mengerti Kebutuhan Klien

Baik Husin dan Mariyono sepakat bahwa faktor sukses di balik implementasi SAP di perusahaan ini yakni komitmen dan dukungan penuh dari manajeme GGP dan divisi HRP untuk memperbaiki sistem manajemen HR menjadi lebih canggih, sistematik, dan real-time.

Sistem SAP dinilai lebih terbukti dan berbasis metode sistem HR terbaik, khususnya dalam hal fleksiilitas dalam mengadopsi regulasi baru dari pemerintahh dan rencana pengembangan bisnis jangka panjang.

2 dari total 27 pegawai divisi IT di kantor yang berlokasi di Lampung dan Jakarta dipilih untuk menangani SAP Payroll. Untuk kerahasiaan data, server SAP Payroll dibuat terpisah dari server SAP ERP perusahaan, namun keduanya saling terkoneksi.

Selama proses implementasi SAP Payroll, GGP menunjuk PT SOLTIUS Indonesia (SOLTIUS), bagian dari Metrodata Group, sebagai rekanan. SOLTIUS juga menjadi mitra implementasi di perusahaan yang berafiliasi dengan GGP, yakni UJA dan BE.

Sebelum memilih SOLTIUS, dipaparkan Husin, GGP mengundang beberapa pihak untuk proses tender berdasarkan penilaian. Terdapat tiga pertimbangan utama untuk para partisipan, yakni harga, kemampuan konsultan, dan solusi yang ditawarkan.

Kemampuan konsultan menjadi faktor penting bagi GGP. Dalam proses tender, masing-masing konsultas dievaluasi untuk mengamati pemahaman mereka mengenai masalah yang dihadapi GG, konsultan juga diminta untuk memberikan solusi yang tepat.

“Kami memberikan beberapa contoh kasus, lalu kami minta mereka untuk memberikan demo dari solusi yang ditawarkan,” ungkap Maritono. Dari tiga partisipan tender, SOLTIUS dinilai mampu menyediakan solusi terbaik.

GGP juga menilai SOLTIUS memimpinn dalam hal penyediaan solusi untuk HR, khususnya dalam sistem penggajian. SOLTIUS pun dipilih sebagai mitra implementasi SAP payroll di PT GGP, PT UJA, dan PT BE.

Baik Husin dan Mariyono meyakini bahwa hal ini merupakan keputusan terbaik, SOLTIUS berhasil menunjukkan performa dan layanan yang sesuai ekspektasi. “Setelah sistem ini mulai diluncurkan, selama tiga bulan pertama pihak SOLTIUS masih melakukan pendampingan,” ungkap Mariyono.

Bahkan setahun pasca implementasi, hubungan antara SOLTIUS dan GGP masih terjaga dengan baik. “SOLTIUS bersedia mendengarkan kebutuhan kami, begitu juga sebaliknya. Kami bersedia untuk bekerja bersama, karena kami percaya SOLTIUS memberikan yang terbaik,” pungkas Mariyono.

Trading & Distribution

MASALAH YANG DIHADAPI

  • Sistem HR lama yang digunakan oerusahaan tidak mampu mengakomodasi regulasi pemerintah dalam perpajakan dan BPJS.
  • Adanya kebutuhan teknologi yang lebih canggih dan real-time yang memfasilitasi kebutuhan pegawai, khususnya yang berkaitan dengan perpajakan yang dilakukan secara manual.

SOLUSI

  • Faktor sukses di balik implementasi SAP di perusahaan ini merupakan komitmen dan dukungan penuh dari manajemen GGP dan divisi HRD untuk memperbaiki sistem manajemen HR menjadi teknologi yang lebih canggih, sistematik, dan real-time. Hal ini bertujuan untuk memenuhi regulasi terkini dari pemerintah untuk memperbaiki performa perusahaan.

KEUNTUNGAN

  • Memiliki sistem Human Capital Management (HCM) bagi HR untuk mendukung peraturan pemerintah dan perkembangan perusahaan di jangka panjang.
  • Menyediakan sistem dengan metode terbaik.
  • Memperbaiki kapabilitas pengguna dalam analisis dan pembuatan laporan.
  • Manajemen informasi yang lebih cepat dan lebih akurat.
  • Menggunakan fungsi SAP untuk memperbaiki kalkulasi gaji pegawai secara sistematis.

CUSTOMER TALK

Flexibility in Changes