PT Honda Power Products Indonesia memercayakan SAP ECC untuk intergrasi bisnis multi-warehouse, membuat kinerja back office menjadi lebih efisien.

Termasuk dalam daftar perusahaan terbesar dalam bidang manufaktur kendaraan roda dua dan roda empat, Honda Motor Company juga dikenal sebagai pemain di bisnis energi dan mesin multiguna. Di Indonesia, bisnis ini diwakili oleh PT Honda Power Products Indonesia (HPPI) sebagai distributor utama.

Dengan slogan “The power for life, smile for customer”, HPPI mendistribusikan mesin multiguna Honda kepada 111 dealer se-Indonesia. Produk yang ditawarkan beragam, mulai dari pompa air, mesin outboard, tiller, mesin pemotong kaca, generator, sampai mesin perahu.
Di Indonesia, HPPI bermula dari perusahaan manufaktur yang didirikan pada 1997. Namun lini manufaktur ditutup pada 2006 karena adanya perubahan izin dan beralih menjadi perusahaan perdagangan. “Kami berencana untuk membuka kembali bisnis manufaktur di masa mendatang,” ujar Ave Lucyntha, Accounting Finance Manager HPPI.

Upgrade ke Sistem Baru
Perusahaan yang berbasis di Jl. Sultan Iskandar Muda, Jakarta Selatan ini memiliki tiga warehouse, yakni dua di Jakarta dan satu di Surabaya. Perbedaan lokasi ini menimbulkan permasalahan bagi perusahaan, dimana sistem IT yang digunakan tidak mendukung adanya konsep multi-warehouse.

Menurut Apri Syam Halim dari departemen IT di HPPI, perusahaan ini telah menggunakan subsistem akunting dari logistik sejak 2007. Hal ini membuat sistem bekerja secara mandiri dan tidak mendukung banyak fungsi, seperti konsinyasi dan retur. “Untuk memperbaiki fungsi sistem, kami harus menghabiskan cukup banyak uang. Akhirnya, seperti disarankan Global IT Direction, kami memilih ERP di sistem kami,” papar Apri.

Secara global, Honda memiliki komite IT yang rutin menggelar forum tahunan. Pertemuan ini melibatkan seluruh lini bisnis Honda, baik untuk produk otomotif maupun mesin multiguna. Apri menyebutkan, forum ini juga melakukan benchmarking dalam teknologi yang digunakan untuk meningkatkan performa dan perkembangan bisnis yang berujung pada pemilihan sistem ERP untuk diterapkan di perusahaan.

“Tim IT kami menginginkan solusi yang terbaik untuk mengoptimalkan bisnis, dimana hal ini tidak dapat dicapai jika kami menggunakan sistem terpisah. Sebagai langkah awal, kami harus mengintegrasikan sistemnya. Inilah mengapa kami membentuk project team untuk upgrade yang disebut Unity,” lanjut Apri.

Seperti dituturkan Ave, dengan adanya sistem yang terintegrasi, data akan lebih konsisten mulai dari awal sampai akhir. Tidak ada deviasi di antara satu fungsi dengan yang lainnya, sehingga laporan dapat dibuat dengan lebih baik, akurat, dan terstruktur. Hal ini membuat tugas admin perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat. “Sistem yang terintegrasi juga akan memperkuat koordinasi lintas divisi, karena masing-masing akan memahami porsinya dalam proses bisnis. Jika ada hambatan dalam divisi, akan berdampak kepada yang lain. Sistem ini membantu kami agar tetap teratur dan akurat,” papar Ave.

Memilih Solusi yang Telah Teruji
Pada 2013, HPPI memutuskan untuk menerapkan sistem ERP dengan SAP ECC. Keputusan ini dibuat karena SAP merupakan market leader dan Honda Motor Company mempromosikan SAP kepada perusahaan afiliasinya. HPPI menjadi perusahaan pertama di bisnis produk energi yang mengadopsi sistem SAP di kawasan Asia-Oceania.

Honda memilih SAP berdasarkan tiga kriteria. Pertama, mudah diintegrasikann dengan Business Object Planning Consolidation (BOPC). Apri menuturkan, saat ini SAP digunakan untuk mengumpulkan informasi dari perusahaan Honda di seluruh dunia, sehingga memudahkan HPPI untuk menerapkan sistem yang sama. “Ini akan menjadi proyek kami berikutnya, sementara kami memperkuat akarnya,” ujar Apri.

Faktor kedua yakni software yang dipilih harus memiliki fungsi upgrade. Selama proses seleksi software, ada paket lain yang lebih user-friendly, namun memakan waktu lebih lama untuk memperbarui modulnya. “Pengguna mungkin senang memakai sistem seperti ini, tapi cukup meragukan untuk jangka panjang. Sedangkan di SAP, walaupun ada kesulitan di awalnya, sistem ini memiliki fungsi pemeliharaan software end-to-end,” lanjut Apri.

Alasan ketiga yakni menyesuaikan dengan arahan Hondar Motor Company untuk memilih sistem teknologi dengan track record yang telah teruji. Hal ini dapat dilihat dari pemahaman modul dan seberapa sering terjadi perubahan. “Ada sistem lain yang secara rutin mengubah teknologi di modulnya, hal ini cukup mengganggu proses bisnis kami ke depannya,” keluh Apri.

Berdasarkan ketiga kriteria ini, HPPI memilih SAP ECC. Perusahaan ini berharap untuk meningkatkan penjualan dan pemasarannya setelah menggunakan SAP. SAP juga membantu HPPI untuk menggapai para pengguna dengan lebih cepat dan mendukung pelaporan yang sejajar dengan BOPC dari Honda Motor Company. Dari sisi manajemen dealer, HPPI menginginkan adanya kemudahan bagi dealer untuk berinteraksi dan mengirim pesanan.

“Salah satu proyek pengembangan bisnis kami dalam waktu dekat ialah membangun kantor satelit. Nantinya akan ada front-end sales di setiap pulau besar dan implementasi SAP mendukung rencana kami karena dapat diakses via internet. Kami telah mencoba koneksi multi-warehouse dan puas dengan hasilnya,” tambah Ave.

“Sekarang kami menggunakan SAP untuk pelaporan konsolidasi kepada Honda Motor Company. Sebelumnya kami harus mengeluarkan tenaga ekstra untuk melakukan hal ini dengan sistem yang berbeda, tapi sekarang semuanya terasa lebih mudah,” tutur Apri.

Mizusawa San, Presiden Direktur HPPI menyatakan beberapa faktor di atas telah diprediksi oleh perusahaan ketika memutuskan untuk penerapkan SAP. “Kami memiliki strategi bisnis dan IT merupakan faktor penting. Ketika kami memutuskan untuk menggunakan sistem IT tertentu, hal ini perlu diselaraskan dengan gol kami di masa mendatang,” tegas Mizusawa.

Bagi Mizusawa, proses bisnis yang berjalan mulus menjadi hal yang sulit dielakkan dalam mengeksplorasi potensi bisnis di Indonesia. Mizusawa meyakini, industri mesin multiguna memiliki masa depan yang cerah di negeri ini. “Bisnis ini akan bertahan lama,” ujar Mizusawa.

Proses Implementasi Tercepat
Apri memaparkan, “Kami tidak familiar dengan SAP. Awalnya sangat sulit untuk membahas mengenai instalasi teknis sampai proses bisnis. Tanpa bantuan dari para konsultan, kami tidak bisa melakukan apapun dan banyak pengguna yang terganggu.”

Tim IT dari kantor pusat Honda di Jepang memberikan panduan langsung ketika memilih PT SOLTIUS Indonesia (SOLTIUS) sebagai rekanan. Salah satu kriteria penting dalam memilih rekanan ialah riwayat para konsultan dalam menangani proses implementasi dalam bidang usaha serupa.
“Referensi kami yaitu Astra Honda Motor. Kebetulan SOLTIUS sempat menangani beberapa proyek di sana. Selain itu, dibandingkan tiga kompetitor lainnya, SOLTIUS unggul dalam faktor yang sangat penting bagi kami, yaitu efektivitas waktu dan efisiensi biaya,” papar Apri.

Proyek ini dimulai Maret 2014 dan ditargetkan untuk meluncur dalam waktu enam bulan kemudian. Tim IT di kantor pusat awalnya ragu dengan jadwal yang begitu ketat, ditambah lagi proyek ini hanya didukung oleh tim beranggotakan tiga orang. Lazimnya, proses core implementation berlangsung sampai setahun hingga akhirnya siap diluncurkan. “Bagi kami, proses implementasi selama enam bulan ini merupakan yang tercepat di Honda. Kami bersyukur mampu menyelesaikannya tepat waktu, walaupun kami harus sambil melakukan tugas-tugas lainnya,” 

Terdapat 30 pengguna yang terlibat, mulai dari manajer sampai staf, inilah menjadi tantangan terbesar. Dengan staf yang terbatas, tim implementasi HPPI juga perlu melakukan rutinitas sehari-hari. “Jadi kami harus mengelola waktu dan tim agar implementasi berjalan dengan lancer,” kata Ave.

Dengan waktu singkat, Ave yang menduduki posisi sebagai Project Manager memberikan dukungan penuh kepada timnya dan mendorong mereka untuk melakukan perubahan dan beradaptasi dengan sistem baru. “Di samping kemampuan yang dimiliki, mereka juga harus punya komitmen untuk mencoba dan siap siaga,” tutur Ave.

SAP resmi digunakan pada 1 September 2014 untuk Financial Accounting (FI), Controlling (CO), Sales & Distribution (SD), Materials Management (MM), dan Warehouse Management (WM).

Kepuasan 100%
SAP mengintegrasikan seluruh keperluan yang dibutuhkan untuk mengontrol informasi dan pelaporan. “Laporan pasca penjualan menjadi lebih akurat dan kepuasan pelanggan pun meningkat. Kami percaya, SAP akan membantu memperbaiki angka penjualan kami dan membantu kami agar tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan bisnis,” tegas Ave.

Setelah proses implementasi inti selesai, ada dua fase lagi yang perlu diselesaikan oleh HPPI, yakni memperbaiki front-end sales (fase kedua) dan pelaporan (fase ketiga). Rekanan implementasi untuk fase-fase berikutnya perlu memenuhi persyaratan seleksi. Sebagai rekanan implementasi di fase pertama, tentunya SOLTIUS memiliki keuntungan tersendiri. “Selain mengetahui sistemnya luar-dalam dan mampu melakukan kustomisasi sistem, track record-nya juga sudah teruji. Sehingga dalam analisis keputusan berikutnya, SOLTIUS sudah memiliki poin tambahannya sendiri,” ujar Apri.

Secara umum, baik Ave dan Apri mengakui SOLTIUS telah menyelesaikan tugasnya dengan baik. Dengan user profile yang begitu kompleks dan waktu yang terbatas, para konsultan dari SOLTIUS mampu memberikan dukungan terbaiknya. HPPI mengapresiasi SOLTIUS untuk memberikan panduan terstruktur yang jelas dan dapat diikuti dengan mudah oleh para pengguna. Mizusawa San selaku Presiden Direktur juga memberikan apresiasi senada. Mizusawa mengaku terkejut dengan kinerja SOLTIUS. Berdasarkan pengalamannya, konsultan IT cenderung lebih banyak menawarkan produk. “Hal ini terjadi dimana-mana, kami menjadi sasaran penjualan mereka. Tapi bersama SOLTIUS, saya terkejut karena mereka sangat berbeda,” ungkap Mizusawa.

“Kami puas 100 persen. Kami sangat puas dan nyaman dengan layanan dari SOLTIUS,” pungkas Mizusawa sambl tersenyum.