span 1 span 2 span 3

PT Java Prima Abadi

Jeff Susanto
Owner

PT Java Prima Abadi

Para pecinta kopi pasti sudah familiar dengan kopi luwak. Jenis kopi yang satu ini menempati kelas tersendiri. Kopi luwak menjadi favorit dari banyak pecinta kopi di seluruh dunia karena keunikan rasanya.

Berasal dari biji kopi terpilih di perkebunan Sumatera dan Jawa, PT Java Prima Abadi berhasil menjadikan kopi luwak sebagai salah satu kopi termahal di dunia, sejalan dengan slogan perusahaan, “The most expensive coffee in the world”.

Membuka outlet perdananya pada 1999, PT Java Prima Abadi kini mengelola banyak outlet di seluruh Indonesia dengan beragam produk. Pada 2015, PT Java Prima Abadi dianugerahi Top Brand Award 2015 untuk dua produknya, White Coffee dan Powder Coffee.

Kopi luwak yang diproduksi PT Java Prima Abadi juga diekspor ke sejumlah negara, mulai dari Brunei, Filipina, Taiwan, Tiongkok, Korea Selatan, Hong Kong, Kuwait, Arab Saudi, sampai Amerika Serikat dan Maldives.

Sistem yang Menghubungkan Seluruh Unit Usaha

Jeff Susanto, pemilik PT Java Prima Abadi memaparkan, modernisasi dilakukan untuk menghadapi perubahan situasi. Modernisasi mengubah PT Java Prima Abadi dari industri rumahan menjadi salah satu ikon bisnis di negeri ini. 

Jeff menjelaskan, saat PT Java Prima Abadi masih berupa industri rumahan, sistem IT di perusahaan ini sangat sederhana. Jeff yang merupakan penerus dari pendiri PT Java Prima Abadi menyebutkan, sistem manajemen yang digunakan di perusahaan ini merupakan hasil buatan sendiri.

“Kami membuat sendiri sistemnya,” ungkap Jeff.

PT Java Prima Abadi mulai mengadopsi sistem IT menggunakan program Excel. Dengan dukungan program ini, perusahaan yakin untuk memperluas pasar, khususnya di pasar internasional. Produksi ditingkatkan hingga memenuhi permintaan yang kian besar. Varian produk baru pun mulai dikembangkan.

Saat PT Java Prima Abadi kian gencar dalam mengelola bisnis, beban pekerjaan pun semakin tinggi. Semua berjalan baik, namun ada masalah yang dihadapi perusahaan ini, yaitu sistem IT yang lama tidak lagi bisa diandalkan untuk mengelola bisnis.

“Kami memahami bahwa sistem ini tidak lagi mampu mengakomodasi kebutuhan kami,” ujar Jeff.

Sistem yang ia maksud yakni sistem yang dikembangan sendiri oleh perusahaan. Sistem sederhana berbasis Excel ini tidak lagi mampu mengiringi kebutuhan bisnis yang kian berkembang. Khususnya dalam hal memberikan informasi yang cepat dan akurat berkaitan dengan produksi di setiap unit usaha.

Faktor utama yang menyebabkan tidak efisien dan efektifnya sistem IT ini ialah masing-masing sistem tidak terhubung satu sama lain. Pengguna pun merasa kesulitan dalam mencari data produk, khususnya yang berkaitan dengan distribusi.
“Kami tidak memiliki kontrol penuh atas proses bisnis perusahaan. Tidak ada laporan real-time karena sistemnya tidak terintegrasi ke seluruh departemen,” keluh Jeff.

Akhirnya, perusahaan harus mengambil keputusan segera. Sistem IT di perusahaan ini harus digantikan dengan sistem baru dan yang lebih baik.

SAP, Pilihan yang Tepat

Sejak 2015, PT Java Prima Abadi memiliki tiga sistem IT berbeda untuk manajemen bisnis. Ketiganya dikembangkan oleh sebuah vendor lokal di Semarang.

Sayangnya, seluruh sistem yang dibuat vendor ini tidak dapat bertahan lama, sehingga PT Java Prima Abadi secara rutin mencari vendor lain untuk membuat sistem baru.

Kami ingin memperbarui sistem kami, namun program yang lama tidak bisa diperbarui dengan kebutuhan program yang baru, sehingga kami dipaksa untuk mengganti sistemnya karena adanya kebutuhan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan ini, kami perlu sistem yang lebih baik,” tutur Jeff.

Setelah beberapa kali mengalami kegagalan dengan vendor lokal ini, pada 2015 PT Java Prima Abadi memutuskan untuk mencari sistem yang dapat diandalkan, kali ini mereka menggunakan standar internasional untuk meyakinkan bahwa mereka mengambil pilihan tepat.
Persyaratan ini wajib dipenuhi karena merek Kopi Luwak telah diekspor ke luar negeri, sehingga memerlukan adanya sistem manajemen data yang cepat dan akurat.

Proses seleksi untuk sistem baru ini tidaklah mudah. Setelah bertahun-tahun menggunakan sistem yang bersumber dari dalam negeri, Jeff mengalihkan pandangannya pada sistem solusi bisnis bernama SAP. Ia kerap mengumpulkan informasi mengenai SAP dengan menghadiri pameran komputer atau bertanya kepada rekan bisnisnya yang telah menggunakan sistem ini. Informasi yang ia peroleh mengenai SAP membuat Jeff semakin tertarik.

Layanan Premium SOLTIUS

Pada pertengahan 2015, PT Java Prima Abadi memutuskan untuk mengadopsi SAP Business One. PT SOLTIUS Indonesia (SOLTIUS) sebagai bagian dari Metrodata Group, dipilih sebagai rekanan implementasinya.

Jeff menjelaskan, keputusan untuk bekerja sama dengan SOLTIUS dikarenakan perusahaan ini menyandang gelar sebagai SAP Certified Gold Partner. Lebih dari itu, saat proses tender, SOLTIUS menjadi yang paling memahami produk SAP dibandingkan kandidat lainnya yang terdiri dari tiga perusahaan besar yang menawarkan jasa manajemen solusi bisnis.

“Kriteria yang paling penting ialah kemampuan konsultasi. Kami bisa berdiskusi dengan mudah bersama SOLTIUS dan orang-orangnya juga lebih kredibel. Selain itu, kami memperoleh referensi dari perusahaan lain menggunakan SAP dan setelah melakukan perbandingan, kami memutuskan untuk bermitra dengan SOLTIUS untuk implementasi sistem SAP Business One,” papar Jeff.

Layanan premium yang diberikan SOLTIUS kepada PT Java Prima Abadi selama implementasi SAP Business One merupakan poin penting, terutama dalam menghadapi berbagai tantangan/

Proses implementasi berlangsung selama enam bulan, dan Jeff masih ingat betul, prosesnya tidaklah mudah. Beberapa pengguna yang sudah familiar dengan sistem lama mengalami kesulitan dalam beradaptasi dengan SAP Business One. Namun dengan pendekatan yang tepat, akhirnya seluruh pengguna mendukung pemakaian SAP Business One untuk menyokong proses kerja.

 

Lebih Cepat, Lebih Akurat, dan Teliti Akan Detail

Modul SAP Business One yang digunakan PT Java Prima Abadi dengan lebih dari seribu karyawan yakni Production, Finance, Marketing, Management, sampai modul Warehouse. Peningkatan yang paling signifikan dirasakan divisi Finance. Dengan sistem ini, vendor dapat dengan mudah membuat daftar invoice yang akan diproses secara otomatis oleh SAP menjadi dokumen pembayaran. SAP Business One juga terhubung dengan sistem vendor untuk mencegah input ganda dan membuat proses data menjadi lebih cepat. Setelah SAP Business One diluncurkan, tidak ada lagi yang namanya laporan terlambat.

Masalah kehilangan data yang kerpa dialami dengan sistem terdahulu, kini tidak pernah lagi terjadi. Masalah serius ini kerap terjadi jika listrik padam, dimana seluruh sistem lama akan mati dan memicu kehilangan atau kerusakan pada data. Masalah ini tidak lagi terjadi setelah PT Java Prima Abadi beralih ke SAP Business One.

“Setelah menggunakan SAP, semua masalah terselesaikan,” tegas Jeff.

Trading & Distribution

MASALAH YANG DIHADAPI

  • Sistem lama tidak lagi mampu mengakomodasi proses bisnis perusahaan yang semakin meningkat.
  • Keterlambatan dalam pembuatan laporan keuangan.
  • Kesulitan dalam memperoleh data distribusi.
  • Sistem di tiap unit tidak terintegrasi, sehingga menyebabkan sulitnya memperoleh informasi yang aktual, cepat, dan akurat.
  • Masalah kehilangan data akibat pemadaman listrik.

SOLUSI

  • Seiring berkembangnya perusahaan, manajemen memerlukan adanya perbaikan, sehingga sistem yang lebih baik sangat penting untuk menghubungkan seluruh sistem. Modul SAP Business One yang digunakan yakni Production, Finance, Marketing, Management, dan Warehouse.

KEUNTUNGAN

  • Menjadi penunjang bisnis kelas dunia.
  • Laporan keuangan yang tepat waktu.
  • Integrasi bisnis yang solid untuk informasi yang lebih cepat, akurat, dan detail.
  • Pengambilan keputusan yang cepat dan akurat.
  • Keamanan data.


 

CUSTOMER TALK

Starting as a home industry, PT Java Prima Abadi now rely on SAP to support its growing business.