PT Tigaraksa Satria Tbk merupakan yang pertama di areanya yang meng-upgrade sistem menjadi SAP ECC6.0 pada HANA untuk percepatan kemajuan bisnis.

Teknologi menjadi salah satu faktor pertumbuhan yang utama bagi PT Tigaraksa Satria Tbk (TRS). Manajemen perusahaann ini telah bergantung pada teknologi, dalam hal ini SAP versi R/3 4.7 sejak 2004 sebagai sistem inti dalam menunjang penjualan dan distribusi consumer goods ke seluruh Nusantara.

Teknologi telah memacu bisnis TRS dengan begitu cepat. Pihak perusahaan merasakan pentingnya pembaruan dari sistem teknologi yang telah ada untuk mempertahankan peningkatan bisnis.

“Kami memerlukan sistem yang baru dan lebih maju untuk mengelola dan menyimpan data kami,” ungkap Heri Gunawan, Solution Manager untuk SAP ECC 6.0 HANA di TRS. Manajemen perusahaan ini memahami bahwa SAP R/3 4.7 sudah tidak lagi dikelola oleh SAP.

Sistem IT yang diperbarui untuk mempertahankan kelancaran usaha merupakan hal yang krusial bagi perusahaan sebesar TRS. Didirikan pada 1919, TRS bermula dari perusahaan keluarga di bidang perdagangan. Pada 1986, TRS menjadi perusahaan mandiri, terpisah dari induknya, dan mengambil spesialisasi dalam bidang bisnis seperti sekarang. “Saat ini, terdapat 14 principal yang berkutat di bidang makanan, perawatan tubuh dan rumah, serta makanan non-bayi,” ujar Niken H. Chandrawati, Legal & Corporate Affairs Manager TRS.

TRS mendistribusikan produknya nyaris di setiap supermarket dan hypermarket di Indonesia. TRS memiliki 32 cabang yang tersebar di tanah air, disertai 30 lokasi warehouse.

Kegiatan usaha TRS resmi dimulai pada 1988, serta terdaftar di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya mulai April 1990. Selain distribusi, TRS juga mengelola tiga unit bisnis lainnya, yakni produk edukatif di bawah divisi Educational Product, LPG rumah tangga dan peralatan dapur oleh PT Blue Gas Indonesia, serta layanan produksi dan pengemasan susu bubuk yang dikendalikan divisi Manufacturing Services. Perusahaan ini didukung 2.000 pegawai, termasuk yang bekerja di unit bisnisnya.

Membuat Big Data Terasa Mudah    
Sebagai perusahaan dengan skala bisnis besar, mempertahankan kepercayaan para prinsipal merupakan hal yang amat penting bagi TRS. Hal ini dibuktikan dengan pencapaian TRS dalam meraih ISO 9001:2008 dan Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) yang berkaitann dengan kontrol kualitas tinggi dan keamanan makanan untuk unit produksinya yang berlokasi di Yogyakarta. Sertifikat ini diberikan oleh PT SGS Indonesia, institusi audit dan sertifikasi yang berafiliasi dengan International United Kingdm Accreditation Services (UKAS) dan ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB).

Di samping itu, TRS menjamin seluruh proses bisnisnya berjalan dengan baik lewat penerapan sistem operasi yang terintegrasi. Sebelum menggunakan SAP, TRS memakai Tolas, yang kini sudah tidak lagi dikembangkan sejak 2004. Lianne Widjaja, manajer proyek pengadaan untuk sistem integrasi perusahaan, bersama timnya memutuskan untuk beralih ke SAP R/3 4.7. Lianne kini menjabat sebagai President Director di TRS.

Dalam hal sistem, Heri Gunawan menuturkan, Tolas dan SAP tidak memiliki banyak perbedaan, dimana keduanya merupakan sistem yang terintegrasi. Perbedaannya hanyalah bagaimana cara penggunaannya. TRS menerapkan Sembilan modul SAP R/3 4.7, yang terdiri dari Material Management (MM), Warehouse Management (WM), Production Planning (PP), Quality Management (QM), Sales & Distributionn (SD), Financial Accounting (FI), Controlling (CO), Plant Maintenance (PM), dan Human Resources Management (HR).

Namun kini TRS telah berlaih ke SAP ECC 6.0 HANA. “Mengapa kami memilih SAP? SAP telah terbukti sebagai solusi real-time dan sistem terintegrasi yang telah mendukung proses bisnis di perusahaan kami,” papar Nelly, Project Manager SAP ECC 6.0 HANA, sekaligus Head of Internal Audit di TRS.

TRS menggunakan tujuh modul SAP ECC 6.0 HANA, yakni PP, QM, MM, WM, SD, FI, dan CO. Tidak ada alasan khusus untuk pemilihan modul ini, hanya menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

“Mengapa kami memilih High Performance Analytics Appliance (HANA)? Karena sistem SAP-nya. Kami berharap adanya integrasi antara database HANA dan sistem SAP dapat ditingkatkan [VWS1],” ujar Nelly. Ditambah lagi, data ini dikompres, dimana hal ini tidak dapat dilakukan dengan database lain. HANA juga mampu mengelola data dengan lebih cepat, seberapa besarpun ukurannya.

Memberi Kenyamanan kepada Para Prinsipal
Bagi TRS, menerapkan SAP ECC 6.0 HANA tentu merupakan sebuah pencapaian tersendiri. TRS merupakan perusahaan pertama di kawasan Aisa Pasifik dan Jepang yang menggunakan HANA. Hal ini menambah prestise tersendiri bagi perusahaan. Perusahaan yang menggunakan SAP, terutama versi terbaru, menunjukkan adanya kekuatan bisnis dan finansial yang solid. Inilah yang semakin memperkuat kepercayaan para prinsipal terhadap TRS.

SAP ECC 6.0 HANA juga terbukti mampu menyediakan proses integrasi dan real-time, membuat proses kerja menjadi lebih mulus, lebih mudah, dan lebih cepat bagi 500 orang penggunanya. Hasilnya, interaksi bersama para prinsipal menjadi lebih baik. Permintaan pengiriman untuk produk tertentu dari outlet dapat dilakukan dengan hanya satu kali klik. Prosesnya begitu cepat dan real-time.

Untuk mencapai level layanan yang terintegrasi, TRS tidak hanya memperbarui sistem SAP, tapi juga melakukan upgrade pada Business Warehouse (BW) untuk memperbaiki kapabilitas data analytic. TRS bermigrasi dari BW versi 3.5 (Infocube, DSO, InfoObject, Query) ke BW versi 7.4 HANA. Pada awalnya proses migrasi hanya berkutat di 20 cubes, hingga akhirnya seluruh cubes berhasil dimigrasi.

Seperti diungkapkan Nelly, para pengguna sangat puas menggunakan BW 7.4 HANA dibandingkan dengan versi sebelumnya. Proses laporan dapat dituntaskan dengan lebih cepat. Senada dengan Nelly, Heri menyebutkan kombinasi SAP ECC 6.0 HANA dan BW 7.4 HANA terasa seperti mengendarai mobil yang cepat namun tetap stabil di jalanan.

BW adalah solusi business intelligence untuk analitik dan pelaporan.

Memilih SOLTIUS
Dalam proses implementasi SAP ECC 6.0 HANA, TRS dipandu PT SOLTIUS Indonesia (SOLTIUS), bagian dari Metrodata Group. SOLTIUS dipilih sebagai rekanan setelah melewati seleksi yang cukup teliti. “Kami membandingkan beberapa perusahaan. Kami memiliki kriteria tinggi dalam memilih yang terbaik,” ungkap Nelly. Kriteria ini meliputi reputasi, aspek teknis, sumber daya manusia, harga, dan layanan purna jual. Proses seleksi berlangsung selama 3-4 bulan.

SOLTIUS berhasil memenuhi seluruh standar yang ditetapkan oleh TRS dan memperoleh skor tertinggi dibandingkan kandidat lainnya. Nilai tambah SOLTIUS, ujar Heri, ialah kemampuan dalam implementasi sistem sesuai dengan blue print. Ketidakcocokan antara blue print dengan implementasi mampu berdampak buruk terhadap keseluruhan proyek. “Modifikasi kecil-kecilan masih bias ditolerir, tapi kalau secara terus-menerus ada perubahan, ini bisa berbahaya,” sambung Heri.

Proses implementasi SAP ECC 6.0 HANA berlangsung lebih cepat dari yang dijadwalkan. Dalam rencana awal, proses implementasi diperkirakan rampung enam bulan sejak dimulai pada Desember 2014 dan mulai dirilis pada Juni 2015. Kenyataannya, hanya dibutuhkan waktu lima bulan untuk menyelesaikan seluruh tahapannya.

“Kami memang meminta agar waktunya dipersingkat. Kami berharap prosesnya bisa selesai dalam waktu empat bulan, SOLTIUS meminta waktu enam bulan, tapi kemudian rampung hanya dalam waktu lima bulan. Sebulan lebih cepat dari rencana,” tutur Nelly.

Pencapaian ini senada dengan motto Tigaraksa, yakni “Always Ahead”.

Walau telah memiliki rekanan yang memadai, kami masih menghadapi berbagai tantangan. Nelly menyebutkan, tantangan pertama yakni bagaimana membangun tim yang solid untuk menjamin proyek dapat selesai sesuai jadwal. Setelah diskusi panjang dan proses uji coba, kami mampu melewati tantangan itu dengan melakukan serangkaian rapat team building untuk menyamakan visi, cara dalam melakukan proyek, dan lingkungan kerja yang positif untuk saling mendukung satu sama lain.

Tantangan kedua ialah menemukan bug. Masalah ini sempat membuat eksekusi proyek sedikit terhambat pada April 2015. Namun TRS dan SOLTIUS mampu menyelesaikan isu ini melalui kerja sama yang baik.

Semua hambatan ini berhasil ditangani, baik oleh TRS maupun SOLTIUS. Menurut Herry, walau perubahan sistem dan peningkatan di bagian penjualan perusahaan tidak terlalu berkaitan satu sama lain, ia percaya bahwa sistem baru ini akan memompa performa TRS hingga menjadi salah satu perusahaan terdepan di negeri ini.