span 1 span 2 span 3

PT HPI-Agro

Iwan Suhardjo
Chief Executive Office

PT HPI-Agro

SAP memangkas bagan kerja, meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan, serta melipatgandakan performa.

Sukses dalam mengelola puluhan ribu hektar perkebunan kelapa sawit dan perkebunan lainnya tentu bukan hal yang mudah. Namun dengan kerja keras dan komitmen untuk memperbaiki sistem kerja dan kepemimpinan, kesuksesan pun akan diraih. HPI-Agro telah membuktikannya.

HPI-Agro adalah perusahaan perkebunan terintegrasi yang menjadi bagian dari unit bisnis Djarum. Berdiri pada 2008 dan memulai operasionalnya sejak 2009, perusahaan ini berkomitmen membangun bisnis perkebunan yang memenuhi seluruh regulasi, ramah lingkungan, serta memberi nilai tambah dan keuntungan bagi masyarakat di sekitarnya. 

Di tangan HPI-Agro, puluhan ribu hektar tanah di Pontianak, Kalimantan Barat, dibangun menjadi perkebunan kelapa sawit berbasis prinsip Good Agricultural Practices. Untuk proses pembukaan lahan misalnya, HPI-Agro mengaplikasikan Zero Burning Policy. Sehingga pembukaan lahan hanya dilakukan dengan alat berat.

HPI-Agro juga membuat sistem manajemen pengairan dan konservasi lingkungan di sekitar daerah aliran sungai. Lebih jauh lagi, HPI-Agro menanam Leguminous Cover Crop untuk melapisi tanah terbuka dan mencegah tumbuhnya gulma, meningkatkan organisme baik dalam tanah, serta menjaga kelembaban dan menghindari erosi.

Pemberian pupuk juga diperhatikan sesuai tipe, takaran, cara, dan waktu yang tepat untuk menjaga agar tanaman memperoleh nutrisi cukup agar dapat tumbuh dengan baik. Seluruh usaha ini dilakukan agar menjaga kinerja kilang mereka yang memproduksi 60 ton CPO setiap jamnya.

Bekerja dengan SMILE

Saat ini, HPI-Agro dipimpin oleh Iwan Suhardjo. Sejak menduduki posisi CEO sejak Januari 2013, Iwan memiliki tanggung jawab yang begitu besar. “Salah satu tugas yang diamanatkan kepada saya ialah bagaimana caranya membuat HPI-Agro sebagai perusahaan perkebunan yang ideal,” ungkap Iwan dalam wawancara di kantornya di kawasan Slipi, Jakarta Barat.

Tugas ini diterjemahkan ke dalam prinsip Green, Sustainable, and Modern (GSM). Ketiga prinsip ini menuntun kepada perubahan positif di HPI-Agro.

Visi dan misi perusahaan menjadi yang paling pertama mengalami perubahan. Visi HPI-Agro ialah menjadi perusahaan agribisnis terdepan di Indonesia berbasis nilai yang berkesinambungan. HPI-Agro memiliki visi untuk menjadi salah satu perusahaan agribisnis terbaik di Indonesia dengan pola kepemimpinan yang baik, terus berjuang dalam menghasilkan produk berkualitas tinggi, mengusung peningkatan dan inovasi melalui program CSR yang bekelanjutan, kegiatan operasional yang unggul denngan menjaga relasi antar pegawai yang memiliki kompetensi dan motivasinya tersendiri.

Singkatnya, HPI-Agro ingin menjadi yang terbaik dalam hal agronomis, teknik, administrasi, dan pengembangan sumber daya manusia. Seluruhnya harus melangkah bersama secara konsisten.

Iwan juga mengimplementasikan nilai-nilai utama untuk merealisasikan visi dan misinya, yakni disebut dengan SMILE, akronim dari Synergy (kolaborasi yang erat), Mastery (menjadi yang terbaik), Integrity (kejujuran dan tanggung jawab), Leadership (perbaikan kualitas sumber daya manusia), dan Efficient.

“Sehingga kami harus selalu tersenyum saat bekerja, jangan lamban,” tegas Iwan. Mulai tahun depan, kata “heart” akan ditambahkan ke dalam prinsip ini, sehingga menjadi “heart SMILE” (tersenyum dari hati).

Modernisasi Perusahaan dengan SAP

Iwann dan timnya bergerak cepat untuk memodernisasi sistem operasional perusahaann untuk meningkatkan produktivitas dan memudahkan pengambilan keputusan secara real-time. Untuk mencapainya, pada tahun 2013, HPI-Agro mulai mengadopsi SAP Business All in One (www.sap.com) untuk menggantikan sistem manual berbasis aplikasi pemroses data dan beragam formulir. SAP memiliki reputasi yang panjang sebagai sistem solusi andalan bagi perusahaan, termasuk juga perusahaan agribisnis.

Dalam memilih sistem yang tepat, Iwan mengundang sejumlah mitra perusahaan perkebunan di sekitar untuk meminta saran. “Saya menanyai 35 perusahaan mengenai sistem apa yang mereka gunakan. Rupanya 75% menggunakan SAP,” ungkap Iwan.

HPI-Agro juga melakukan survey yang melibatkan key user. Hasilnya mengarahkan agar perusahaan menggunakan SAP. Iwan menjadi lebih yakin untuk memilih SAP setelah mengetahui bahwa Djarum juga menggunakan sistem yang sama.

HPI-Agro kemudian mengundang sejumlah konsultan IT untuk menangani protek ini. Mulai dari proses seleksi, PT SOLTIUS Indonesia (SOLTIUS) – bagian dari Metrodata Group – dipilih sebagai pelaksana sistem SAP, dengan bantuan dari tujuh staff IT dari perusahaan.

Proyek ini diberi nama JAGUAR, cerminan dari kinerja HPI-Agro sebagai perusahaan yang cekatan, tangguh, dan pemberani. Implementasi proyek ini memakan waktu hingga enam bulan, mulai dari Maret sampai September 2013. “Sebelum menerapkan sistem ini di seluruh perusahaan, kami melakukan pilot project di salah satu departemen,” ujar Iwan.

HPI-Agro menggunakan nyaris seluruh modul, dengan proses implementasi yang singkat dan berjalan lancer. Beberapa modul ini termasuk SAP-Financial dan Controlling, SAP-Material Management, SAP-Sales and Distribution, SAP-Production Planning, SAP-Plant Maintenance, SAP-Project System, SAP-Human Capital Management, SAP-Organizational Change Management, dan 1 Estate Management Solution.

Sistem ini resmi dirilis pada 2 September 2013 di area Peniti Sungai Purun, Pontianak, Kalimantan Barat, dengan slogan “SAP. You Can Do It!” atau “SAP. Yes, You Can!”. Selama acara, Iwan menjadi orang pertama yang mengirimkan Purchase Order melalui sistem SAP.

Tantangan: Mengajarkan Penggunaan Komputer

Kesuksesann implementasi sistem ini didukung oleh partisipasi para petinggi dan pegawai HPI-Agro. Keterlibatan aktif ini begitu penting, karena dari total 10.000 pegawai non-staf (termasuk pegawai harian dan pegawai tetap bulanan) dan 500 pegawai staf, sekitar 100 di antaranya akan menggunakan SAP, serta kebanyakan di antaranya bekerja di perkebunan.

“Bagi kami, tantangannya bukan mengubah kebiasaan mereka dalam membuat laporan, tapi bahkan kami harus mengajarkan dasar-dasar pemakaian komputer,” tutur Iwan.

HPI-Agro pun memberikan pelatihan komputer kepada pada pegawai, mulai dari yang paling dasar seperti pemakaian mouse, mengetik di keyboard, sampai bagaimana cara menggunakan sistem SAP. Hal ini dikarenakan kebanyakan pegawai terbiasa membuat laporan manual secara tertulis.

Agar proses adaptasi menjadi lebih mudah, tim Communication Management HPI-Agro dan SOLTIUS terlibat dalam penyebaran informasi dan cara pengoperasian SAP melalui leaflet. Agar dapat dimengerti oleh semua orang, leaflet dibuat dalam versi bahasa Inggris dan bahasa Indonesia. Leaflet ini berisi dua halaman dan dibuat dengan huruf berukuran besar.

Untuk menarik pembaca, leaflet ini juga berisi kuis dengan hadiah menarik bagi para pemenang, seperti jaket, bola sepak, bahkan rokok. “Kami juga melihat segmen pembaca, dimana mayoritas pegawai pria dan kami pun menyediakan hadiah yang sesuai,” tutur Iwan.

Usaha ini berbuah manis. Para pegawai yang awalnya tidak mengerti cara memakai komputer, kini mampu menggunakan SAP. Evaluasi terus dilakukan secara rutin. Para pegawai selalu diingatkan untuk memasukkan data tepat waktu. Keterlambatan input data hanya terjadi pada 1-2 bulan pertama.

Setelah 1,5 tahun menggunakan SAP, manajemen HPI-Agro melakukan tes untuk mencari tahu seberapa jauh pemahaman mereka mengenai sistem ini, yang kebanyakan dilakukan di divisi keuangan dan akunting. Dua pegawai terbaik yang lolos tes diberikan kenaikan gaji dan promosi. Mereka juga menjadi contoh teladan bagi para pegawai lainnya agar terus semangat memperbaiki performa kerja dan menggunakan SAP dengan lebih baik.

Manajemen HPI-Agro merasakan manfaat yang nyata dari SAP. Pembuatan laporan menjadi lebih cepat dari sebelumnya, hanya 10 hari dari yang sebelumnya memakan waktu sampai 1,5 bulan. Perbaikan ini membuat para manajer mudah untuk mengambil keputusan dalam meningkatkann produktivitas.

“Kami tidak perlu pegawai tambahan lagi, tapi pemasukan perusahaan kami berlipat ganda dari tahun sebelumnya,” ujar Iwan.

Respon Cepat SOLTIUS

Di samping kontribusi tim internal, HPI-Agro mengaku salut akan kapabilitas dan dedikasi tim SOLTIUS. “Salah satu hal yang membuat SOLTIUS sukses ialah karena mereka mengirimkan tim teknisnya yang sangat memahami seluk-beluk agribisnis,” papar Iwan.

Tidak hanya itu, HPI-Agro juga memandang para konsultan SOLTIUS lebih ramah dan bersahabat. Hal ini ditunjukkan lewat respon para konsultan dalam mendengarkan dan menerima masukan dari tim HPI-Agro. Konsultan SOLTIUS juga bersedia untuk datang langsung ke lokasi perkebunan dimana proyek ini diimplementasikan.

Trading & Distribution

MASALAH YANG DIHADAPI

  • Sistem manual yang digunakan dalam pembuatan proses laporan membuat setiap pekerjaan menjadi lebih lama, berdampak pada proses pengambilan keputusan.
  • Perbedaan data dari setiap divisi membuat manajer kebingungan dalam memutuskan mana yang lebih akurat.
  • Beberapa pegawai tidak dapat mengoperasikan komputer.
  • Perusahaan memerlukan teknologi yang lebih canggih dan real-time untuk mengelola aktivitas pegawai dengan lebih baik, dimana sebelumnya dilakukan secara manual.

SOLUSI

  • Kunci kesuksesan di balik SAP Business All in One ialah komitmen dan dukungan dari manajemen HPI-Agro dalam menuntun perusahaan ini menjadi lebih efektif dan efisien dengan dukungan dari teknologi yang lebih maju, sistematik, dan real-time yang menjadikan HPI-Agro sebagai perusahaan perkebunan yang lebih kompeten.

KEUNTUNGAN

  • Memiliki sistem ERP yang telah teruji untuk menunjang perkembangan bisnis perkebunan dalam jangka panjang.
  • Menyediakan sistem berdasarkan metode terbaik yang dapat digunakan oleh semua pegawai.
  • Memudahkan pengguna untuk menganalisa dan membuat laporan dari platform.
  • Manajemen data yang lebih cepat dan akurat, memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat oleh manajemen perusahaan.
  • Memanfaatkan fungsi SAP untuk memperbaiki performa pegawai secara sistematik.


 

CUSTOMER TALK

Bolstering Productivity of Sustainable Farming