PT Polymindo Permata mempercayakan SAP Business One selama lebih dari satu dekade dan akan terus mengandalkan SAP Business One untuk mengembangkan bisnis lebih jauh lagi.

Walau produknya kerap digunakan di banyak resort elit di Bali atau bangunan dengan desain arsitektur tropis, nama Viro masih kurang familiar di telinga orang-orang di luar dunia desain properti atau eksterior. Produk-produk Viro diolah dari polyethylene atau yang lebih banyak dikenal sebagai plastik. Lebih spesifiknya lagi, Viro terbuat dari serat plastik HDPE dengan fleksibilitas tinggi dan tangguh, sehingga Viro mampu menunjang beban berat dan tidak mudah rusak.

Dengan karakteristik inni, serat Viro kerap digunakan untuk produk rumah tangga yang memiliki motif anyaman, seperti kursi, tas belanja, baki makanan, keranjang buah, keranjang belanja, dan masih banyak lagi. Jika dilihat sepintas, produk yang dibuat dengan rotan sintetis Viro terlihat nyaris sama seperti rotan alami. 

Produk Viro lainnya yang kerap digunakan sebagai eksterior dan dekorasi ialah jerami sintetis. Aplikasi produk ini banyak ditemukan di sejumlah resort kelas atas di Bali. Jerami Viro memiliki tampilan yang natural, sehingga beberapa resort di Maldives dan Qatar juga memilih produk ini, termasuk juga sejumlah tempat umum, seperti kebun binatang di Cincinnati, San Diego, Fresno, dan Praha. Disneyland di Orlando, sebuah taman samudera di Tiongkok, aula pameran di Milan juga menggunakan produk ini memberikan sentuhan tropis.

Sebuah Gebrakan

Bagaimana Viro, merek asli Indonesia, mampu melebarkan sayapnya ke dunia internasional? Kisahnya bermula dari tahun 1985 ketika pasangan Jong Oe Miauw dan Kheng Tjin Pin mendirikan PT Polymindo Permata. Perusahaan ini dimulai dengan mengolah produk sederhana dari plastik, seperti gagang permen, sedotan minum, wadah tabung, dan selang air. Standar industri yang selalu ditaati membuat perusahaan ini mulai dipercaya untuk memproduksi selang bagi sejumlah perusahaan manufaktur dan otomotif.

Ide pembuatan Viro lahir pada tahun 2000. Produk ini menjadi gebrakan di industri furnitur sebagai alternatif yang baik untuk material yang memiliki kekuatan dan daya tahan tinggi. Viro adalah material serat plastik yang tahan di berbagai cuaca, dirancang dan diproses untuk pemakaian di luar ruangan. Viro terkenal awet dan kuat karena dibuat dari bahan baku berkualitas tinggi dan melewati serangkaian uji coba cuaca dan radiasi UV selama bertahun-tahun. Sebagai alternatif untuk rotan, Viro menawarkan tampilan yang sama cantiknya dengan rotan alami, begitu pula dengan kenyamanannya. Viro juga mengembangkan Viroforms, divisi yang membuat produk peralatan rumah tangga. Di samping daya tahannya, produk-produk dari Viroforms juga tidak beracun.

Pada tahun 2008, PT Polymindo Permata membuka divisi lain yang diberi nama Virobuild untuk mengembangkan produknya lebih jauh lagi. Hasilnya yakni inovasi jerami sintetis baru yang disebut Virothatch yang menerima sambutan hangat dari para pengembang resort. Jerami ini menggantikan jerami konvensional dan memiliki daya tahan lebih lama, namun tetap ramah lingkungan.

Divisi baru ini menambah kesuksesan bagi PT Polymindo Permata. Berbagai produk inovatif untuk eksterior dan dekorasi berhasil diciptakan dan menerima apresiasi positif dari industri. Di samping Virothatch, produk inovatif lainnya dari Virobuild termasuk Viroreed (buluh sintetis), Viroumbrella (payung berbahan jerami atau buluh sintetis), dan produk-produk lainnya, seperti Viroshades, Viromat, Virobamboo, Virofence, dan Viroropes.

Pengguna Pertama SAP Business One

Agar tetap selaras dengan bisnis yang berkembang pesat, para pendiri perusahaan telahh mempersiapkan infrastruktur dan sistem penunjang, mulai dari tenaga kerja yang solid sampai sistem komputerisasi yang mengawasi alur kerja dan produksi. Namun di awal masa produksi Viro, perusahaan menemukan adanya masalah pada program komputer yang digunakan dalam proses kerja. Program akunting Macola yang telah digunakan oleh perusahaan sejak tahun 1990an mulai mengalami masalah saat berhadapan dengan pekerjaan yang rumit. Program ini tidak lagi mampu mengakomodasi proses pembelian, produksi, dan lainnya, yang semakin hari semakin berat.

Masalah ini memicu kemungkinan adanya human error yang berkaitan dengan transaksi yang kian meningkat, serta kesulitan dalam kontrol dan pengawasan secara real-time. Tidak ada integrasi antara master data produk dan proses produksi karena fungsi pencarian sistemnya masih manual, lambat, tidak akurat, dan rentan menyebabkan human error.

“Kesalahan penghitungan dapat terjadi jika prosesnya tidak terintegrasi. Ada kemungkinan untuk curang dan argumen yang menyebabkan anggaran melonjak. Pembukuan laporan keuangan memakan waktu cukup lama dan memperlambat proses pengambilan keputusan,” ungkap Jong Oe Miauw, pendiri dan pemilik PT Polymindo Permata yang akrab disapa Pak Yunus.

Karena alasan signifikan ini, pada tahun 2004 Pak Yunus memutuskan untuk mengganti program akunting Macola. Mencari penggantinya bukan hal yang sulit. Kebetulan, Pak Yunus seorang pengamat teknologi dan sempat mendengar program ERP yang disebut SAP. Setelah mempelajari secara mendalam, ia memutuskan untuk menggunakan program SAP di perusahaannya.
Di saat yang bersamaan, SAP masuk ke Indonesia pada 2014. Pak Yunus memutuskan untuk memilih salah satu gold partner SAP, yakni PT SOLTIUS Indonesia, untuk mengimplementasikan sistem ini di PT Polymindo Permata. Dibutuhkan waktu kurang lebih sembilan bulan untuk mengimplementasikan SAP Business One. Pada 2004, PT Polymindo Permata resmi menjadi perusahaan pertama yang menerapkan sistem SAP Business One di Indonesia.

SAP Business One, Mengubah Kondisi

“ERP yang saya pilih merupakan yang terbaik di dunia. SAP ialah market leader dalam sistem ERP yang memiliki ERP untuk bisnis skala kecil dan menengah, yakni SAP Business One yang dapat diimplementasikan dengan cepat di perusahaan kami,” tutur Pak Yunus mengenai keputusannya dalam memilih SAP Business One.

Rupanya ini keputusan yang tepat. Perusahaan yang berbasis di Tangerang ini mulai merasakan perbaikan dalam etos kerja pada pegawai setelah SAP Business One diluncurkan. Proses kerja antar divisi kini menjadi lebih cepat dan akurat karena sistem berbasis online dan fitur real-time. Namun perlu diakui bahwa prosesnya cukup sulit di awal. Untuk menerapkan SAP Business One yang terdiri dari modul Sales, Financial, Purchasing, Banking, Inventory, dan Production, para pegawai harus bekerja ekstra keras dan melewati perubahan pola kerja. Para pegawai harus disiplin dalam memasukkan data untuk memastikan kelengkapan dan detailnya. Semuanya juga harus dilaksanakan tepat waktu.

Pelatihan yang dilakukan secara rutin perlahan membentuk pola pikir dan memotivasi para pegawai untuk bekerja secara konsisten dan terus-menerus dengan sistem ini. Lebih jauh lagi, mereka memahami bahwa pekerjaan yang dilakukan ini disebarkan dan digunakan oleh divisi lain secara online dan real-time/

“Mengoptimalisasi SAP Business One untuk menunjang operasional perusahaan agar mencapai target menjadi permasalahan yang harus kami tuntaskan setelah sistem ini diterapkan. SOLTIUS sangat membantu dalam memberikan solusi atau memberikan penyesuaian yang kami butuhkan. Hal itu masih berjalan sampai sekarang. Saya sangat puas bekerja sama dengan SOLTIUS,” tutur Pak Yunus.

PT Polymindo Permata kini mengandalkan SAP Business One untuk mengakomodasi permintaan pasar global yang berkembang pesat. SAP Business One dipandang tidakk hanya sebagai program yang mampu melancarkan dan mempermudah perusahaan dalam meraih performa maksimal, tapi juga menjadi sumber referensi dalam menentukan kebijakan strategis yang akan diambil, serta untuk memenuhi perkembangan dan ekspansi perusahaan di masa mendatang.

“Kami berharap SAP Business One memiliki fleksibilitas dalam beradaptasi dengan perubahan di dunia bisnis. Lewat fitur real-time, kami berharap SAP Business One mampu menyediakan pengawasan yang lebih cepat dan akurat, pembuatan pembukuan dan anggaran, sehingga kami dapat membuat keputusan dan aksi yang tepat,” pungkas Pak Yunus.