HPI Agro | SAP Business All In One

Platform Penopang Bisnis Berkelanjutan

SAP menjadi cornerstone digital PT Hartono Plantation Indonesia (HPI Agro). Berperan penting dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, serta menuntun pada keberhasilan cost saving perusahaan.

Kita semua tentu sepakat kehadiran pandemi Covid-19 merupakan situasi yang sama sekali tidak menyenangkan. Virus yang mewabah ini bukan hanya merepotkan banyak orang, tetapi juga telah “sukses” mengubah banyak tatanan dunia dan kehidupan manusia. Cara orang bekerja, belajar, berkomunikasi, menjadi berubah. Bagi dunia usaha, kehadiran pandemi juga membawa dampaknya tersendiri.

Sejumlah perusahaan terpaksa harus gulung tikar. Sebagian lagi mengambil langkah tak terduga: banting setir dengan mengganti bidang usaha. Tapi, dengan tetap berempati pada mereka yang masih terus berjuang menghadapi Covid-19, tak sedikit pula yang tetap bertahan dan bahkan bertumbuh di era pandemi ini. PT Hartono Plantation Indonesia (HPI Agro), salah satunya.

Laju pertumbuhan perusahaan ini tak lepas dari spirit baru HPI Agro. Spirit baru itu tertuang dalam Visi, Misi, dan Value yang diluncurkan pada 2020 lalu.

Robert Halim, Direktur Utama HPI Agro, mengatakan, peluncuran visi, misi, dan value baru ini selaras dengan keinginan HPI Agro untuk memiliki mindset yang benar dalam membangun perusahaan. Oleh karena itu perusahaan merancang value baru sehingga tata nilai ini dapat dipahami dan dijalankan seluruh karyawan HPI Agro.

“IACE menjadi core value baru HPI Agro. IACE merupakan kependekan dari Integrity, Agile, Collaboration, dan Excellence,” terang Robert.

Robert menambahkan, Integrity atau integritas menjadi hal yang utama dalam mengelola perkebunan yang luas dan berjumlah puluhan. Tanpa integritas, menurut Robert, proses controlling akan sulit dijalankan.

Terkait Agile, Robert menjelaskan bahwa bisa beradaptasi terhadap perubahan cuaca saja merupakan hal istimewa. Ditambah perubahan harga komoditas yang kerap berubah-ubah membuat perusahaan perlu mendesain sistem dan cara kerja yang bisa mengikuti perubahan tersebut. Gigih dalam bekerja dan lincah terhadap perubahan inilah yang diharapkan dari tata nilai Agile.

“Perusahaan agro melibatkan SDM yang besar. Collaboration sangat penting agar tidak ada silo di dalam perusahaan. Sedangkan Excellence artinya seluruh karyawan dan manajemen HPI dituntut bekerja secara profesional. Harus be committed to the task until the end,” jelas Robert.

Cukup sampai di situ? Nyatanya tidak. HPI Agro memandang keberhasilan transformasi budaya perusahaan hanya dapat diraih berkat kekompakan seluruh karyawan dan manajemen perusahaan. Itu sebabnya, agar laku continues improvement menjadi mindset yang tertanam di setiap elemen perusahaan, HPI Agro meluncurkan apa yang mereka sebut Project Lean Six Sigma atau Program BISA: Bring Improvement to Sinergy in Action.

Setelah mindset tersebut tertanam, produktivitas diharapkan meningkat. Tujuan menekan biaya produksi (cost saving) pun bukan tak mungkin terwujud. Dua hal ini teramat penting mengingat di dalam agrobisnis harga komoditas amat tergantung pada kondisi pasar, sehingga meningkatkan produktivitas sekaligus menekan cost saving merupakan pilar penting bila ingin terus bertumbuh dan berkembang.

“Saya percaya mengubah perusahaan menjadi perusahaan yang maju itu butuh effort dari banyak orang, tidak bisa dari satu orang atau pimpinan perusahaan saja,” terang Robert.

Good Agricultural Practices

Continues improvement memang menjadi spirit bagi HPI Agro. Sejak berdiri pada 2008 lalu, HPI Agro terus berkomitmen meningkatkan kualitas sistem kerja dan tata kelola yang baik. Perusahaan perkebunan unit usaha grup Djarum ini tak henti-hentinya membangun usaha perkebunan yang taat hukum. Di sisi lain, HPI Agro juga terus berkomitmen mengelola proses bisnisnya dengan mengedepankan aspek keberlanjutan. Hal ini tentu penting dan membawa dampak positif bagi para pemangku kepentingan seperti masyarakat sekitar wilayah operasi, pemerintah, dan bangsa Indonesia.

Praktik pengelolaan perkebunan yang berkelanjutan dilakukan HPI Agro dengan menerapkan prinsip-prinsip Good Agricultural Practices. Ini bisa dilihat di antaranya dengan metode pembukaan lahan yang sepenuhnya menjalankan prinsip Zero Burning Policy: seluruh kegiatan land clearing dilakukan hanya dengan menggunakan alat berat.

Selanjutnya, lahan yang telah terbuka ditanami tanaman penutup tanah atau Leguminous Cover Crop (LCC) untuk menekan pertumbuhan gulma, meningkatkan kandungan bahan organik tanah, menjaga kelembapan tanah dan mencegah erosi. Pemupukan pun dilakukan secara tepat (jenis, dosis, cara, dan  waktu) guna memastikan unsur hara tanaman terpenuhi dan hasil panen memuaskan. Selain itu HPI Agro juga membuat water management system dan melakukan konservasi lingkungan di sepanjang Daerah Aliran Sungai.

Memulai penanaman perdana kelapa sawit pada 2010, HPI Agro kini telah memiliki 32 perkebunan dengan jumlah karyawan mencapai lebih dari 20 ribu orang. Tak hanya itu, pertumbuhan perusahaan yang terus positif juga telah membawa HPI Agro saat ini dengan lima unit bisnis yang berbeda, yaitu palm oil, sugar, essential oil & spices, agro research & new crop development, serta agro trading & partnership.

Memodernisasi Sistem dengan SAP

Transformasi budaya perusahaan, diversifikasi unit bisnis, dan memodernisasi sistem operasi perusahaan menjadi langkah HPI Agro untuk meningkatkan produktivitas. Sistem manual berbasis aplikasi pengolah data dan aneka formulir yang sebelumnya digunakan HPI Agro kemudian digantikan dengan sistem SAP Business All in One pada 2013. SAP telah lama dikenal sebagai paket sistem solusi andal untuk perusahaan, termasuk untuk industri perkebunan.

Menggandeng PT Soltius Indonesia, entitas anak perusahaan Metrodata Group, proses implementasi SAP dilakukan selama enam bulan, dari Maret hingga September 2013. Proyek ini diberi nama JAGUAR, menggambarkan HPI Agro sebagai perusahaan yang cepat, kuat, dan berani.

Salah satu tantangan terbesar dalam mengimplementasikan SAP di dalam perusahaan ialah minimnya sumber daya manusia yang memiliki keterampilan komputer di perkebunan. Melatih pegawai mulai dari cara memegang mouse, mengetik keyboard, sampai masuk ke sistem SAP menjadi langkah awal.

Agar memudahkan adaptasi karyawan terhadap sistem baru ini, tim HPI Agro bersama Soltius Indonesia menyosialisasikan tata cara pengoperasian dan informasi tentang SAP dalam bentuk leaflet dengan ukuran huruf yang besar.

Untuk menarik minat karyawan, maka setiap leaflet dilengkapi kuis dengan beragam hadiah. Cara ini terbilang jitu dan berhasil membuat karyawan yang sebelumnya bahkan tak mampu menggunakan komputer, menjadi berhasil menggunakan sistem SAP dengan baik saat go live pada 2 September 2013.

Hampir semua fungsi utama dalam SAP Business All in One berhasil diimplementasikan dan digunakan. Mulai dari Financial & Controlling, Procurement & Inventory, Sales & Distribution, Production Planning & Execution, Plant Maintenance, Project System, Human Capital Management, hingga sistem front-end khusus agrobisnis untuk mendukung operasional di perkebunan (estate).

Menuai Manfaat dari Sistem yang Tepat

Langkah berikutnya ialah memastikan pemahaman dan pengetahuan karyawan dengan SAP tetap terjaga. Secara berkala, HPI Agro melakukan pengujian pengetahuan karyawan akan sistem SAP. Bagi mereka yang berhasil dengan baik dalam pengujian ini, akan memperoleh kenaikan jabatan dan besaran gaji. Mereka juga menjadi contoh penerapan SAP yang baik di dalam perusahaan.

Uji pengetahuan ini penting mengingat manfaat yang diperoleh perusahaan terbilang besar. Pembuatan laporan pekerjaan manual yang awalnya membutuhkan waktu satu setengah bulan, dapat dipangkas menjadi 10 hari kerja saja dengan SAP. Percepatan sistem laporan ini membuat manajemen semakin cepat dalam mengambil keputusan. Hasil akhirnya, produktivitas turut meningkat.

Setelah hampir delapan tahun diimplementasikan di HPI Agro, manfaat SAP semakin terasa. Robert mengatakan, SAP menjadi cornerstone digital bagi HPI Agro. Dengan sistem yang solid, desain yang benar, dan transaksi yang valid, maka data yang dihasilkan akan memiliki tingkat keakuratan yang tinggi. Terlebih auditor, baik internal maupun eksternal, sangat percaya akan sistem SAP.

Pada modul preventive maintenance, lanjut Robert, perusahaan dimudahkan dalam mengelola ribuan armada. Tanpa didukung modul ini, Robert mengatakan perusahaannya tentu akan merasakan kesulitan dalam mendata ribuan armada, baik dari sisi maintenance, perencanaan, hingga cost per kilometer. SAP membuat pengelolaan armada-armada ini menjadi jauh lebih mudah.

Modul yang sama juga sangat membantu di dalam perkebunan. Industri agro umumnya berinvestasi lebih dahulu sebelum menuai hasil. Pada tanaman kelapa sawit, investasi yang dibutuhkan sekitar tiga tahun. Hal yang sama berlaku bagi tanaman tebu. Perawatan dan perkembangan tanaman ini dicatat dan dimasukkan melalui sistem SAP.

“Kenapa blok tanaman ini hasilnya bagus, sementara blok lainnya jelek, dapat dilihat dari data yang dimasukkan ke dalam sistem SAP. Data-data ini kemudian menjadi dasar bagi kita untuk mengambil keputusan,” ucap Robert.

Manfaat lain yang dirasakan ialah meningkatnya pendapatan perusahaan. Peningkatan pendapatan yang dimaksud Robert bukan dari sisi revenue, melainkan cost saving. Dengan mengetahui mana yang efisien dan tak efisien, perusahaan dapat mengontrol biaya operasional.

Terkait rencana pengembangan sistem teknologi digital, Robert menekankan SAP Business All in One tetap sebagai cornerstone teknologi digital HPI Agro. Pengembangan sistem akan dikembangkan dari sistem SAP yang ada maupun software dan aplikasi yang nantinya diintegrasikan dengan SAP.

Partner yang Membumi

Dengan keberhasilan serta manfaat maksimal yang diperoleh perusahaan dengan penerapan SAP, HPI Agro memberi apresiasi terhadap kemampuan dan dedikasi tim Soltius Indonesia. Mengirimkan tim teknikal yang mengerti tentang perkebunan menjadi nilai plus.

HPI Agro juga menilai Soltius Indonesia sebagai konsultan yang “membumi”, tecermin dari respons dalam mendengarkan dan menerima masukan dari tim HPI Agro. Bahkan konsultan Soltius Indonesia bersedia mendatangi perkebunan untuk melihat secara langsung tempat SAP diterapkan.

“HPI Agro sangat terbantu dengan service yang diberikan Soltius Indonesia. Kita akan tetap jadikan SAP sebagai backbone digital. Ini harus dimanfaatkan secara optimal,” ujar Robert.[]