PT Putra Gemilang Prima (PGP) mengikuti resep sukses perusahaan ritel dengan menggunakan iVend Retail yang terhubung dengan SAP Business One. Saat ini, PGP menjadi perusahaan yang tumbuh pesat berkat analisa bisnis yang tajam lewat SAP Business One.

Hanya sedikit ritel modern yang menjual bahan bangunan di Indonesia yang mengusung kenyamanan konsumen sebagai nilai jual utamanya. PGP merupakan pionir dari toko perangkat keras di luar Jawa dengan lebih dari 38 tahun pengalaman di bidangnya dan terus berpacu menjadi pemain papan atas.

Didirikan pada 1975 di Banjarmasin, Kalimantan Selatan outlet PGP selalu menjadi pusat perhatian, mengalahkan para kompetitornya, serta selalu memperoleh kesan positif dari para pelanggan.

Siap Mengimplementasikan Visi dengan ERP dan POS yang Telah Teruji
Ayra Iwanputra, pemilik PGP, menyebutkan bahwa IT menjadi faktor krusial di perusahaannya. Dengan sistem IT yang handal, proses otomasi bisnis pun akan menekan kemungkinan terjadinya human error. 

Keputusan bisnis strategis diambil dengan analisis oleh sistem IT. Sebelumnya, perusahaan mengembangkan sistem Enterprise Resource Planning untuk menanganii pembelian, inventaris, dan laporan keuangan. Sayangnya, sistem ini tidak mampu menyesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan yang pesat. “Sistem ini tidak mampu mengakomodasi pertumbuhan kami. Kalau kami memerlukan laporan, harus diketik manual di Excel dan diolah kembali,” keluh Arya.

Sementara itu, perlunya memproduksi analisis bisnis yang cepat dan efisien tidak terelakkan lagi. Berdasarkan pengalaman, pada 2013 PGP memutuskan untuk mengadopsi sistem IT baru untuk memenuhi kebutuhan ini.
PGP melakukan riset untuk sejumlah solusi dan implementer sistem. Perusahaan ini kemudian memilih iVend dan SAP Business One. “Jauh sebelum menerapkan sistem ini, kami melakukan serangkaian pertemuan dengan beberapa pengguna. Kami menanyakan permasalahan yang mereka hadapi dengan sistem yang lama,” ujar Arya.

iVend Retail adalah solusi manajemen ritel dari CitiXSys. iVend memiliki arsitektur dan fitur yang dapat dihubungkan dengan ERP apapun, menjadikann iVend sebagai solusi ritel andalan yang digunakan oleh ribuan retailer di 45 negara.

Arsitektur iVend memiliki solusi Point of Sales (POS) yang disebut iVend Retail, sedangkan iVend Customer Loyalty bertugas untuk menangani aneka program loyalti pelanggan. Modul terintegrasi lainnya yakni iVend eCommerce, iVend Mobile, iPasses, dan iVend Analytics, menjadikan iVend Retail Suites sebagai pilihan terbaik bagi perusahaan ritel dari berbagai jenis dan ukuran.

“Namun yang paling penting bagi saya ialah fungsi dan kemudahan dalam pemakaiannya,” ungkap Arya.

Di PGP, iVend dihubungkan dengan SAP Business One yang membuat beragam tugas di perusahaan ini rampung sesuai ekspektasi. Enam bulan setelah penerapan iVend Ritel, iLoyalty dan SAP Business One, Arya melihat begitu banyak perkembangan di perusahaan. “Dulu kalau saya perlu laporan margin, saya harus mencari data dan diproses ulang sebelum siap ditampilkan. Sekarang cukup satu kali klik dan datanya akan muncul. Ketersediaan data sekarang jauh lebih baik dibandingkan software pendahulunya,” papar Arya.

Efisiensi juga hadir dalam sistem pelaporan (analisis data). Diperlukan waktu selama 1-2 hari untuk memperoleh laporan menggunakan sistem terdahulu, namun kini dengan iVend dan SAP Business One, analisis data langsung muncul.

Perkembangan lainnya nampakk pada pembayaran fax dan kartu kredit yang sebelumnya memerlukan modul terpisah, sehingga pengguna harus membuka dua window terpisah untuk memasukkann data. “Sekarang dengan iVend, semuanya lebih terkoneksi satu sama lain. Kami hanya perlu membuka satu window saja,” tutur Arya.

Memilih SOLTIUS
Seluruh linis usaha PGP bersedia untuk mengubah sistemnya. Hal ini mendorong berbagai kemudahan bagi perusahaan karena seluruh lini usaha yang terpengaruh dengan perubahan ini memberikan dukungan dan komitmen penuh.

Ini pulalah yang menjadi salah satu faktor utama yang berkontribusi bagi kesuksesan perusahaan dalam menerapkan iVend dan SAP Business One sesuai jadwal.

Faktor signifikan lainnya yakni rekanan implementasi. PGP memilih PT SOLTIUS Indonesia (SOLTIUS) sebagai rekanan dengan anak perusahaan Metrodata Group lainnya, yakni PT Mitra Integrasi Informatika. SOLTIUS dikenal sebagai mitra strategis dari CitiXsys dan implementer SAP Business One di berbagai perusahaan ternama di Indonesia.

Arya menyebut penunjukkan SOLTIUS sebagai keputusan yang tepat. SOLTIUS mampu berkolaborasi bersama tim dari PGP. Setiap tahapannya dilakukan sesuai jadwal. “Waktu yang diperlukan sekitar empat bulan, berdasarkan jadwal,” ujarnya.

Terdapat 12 pengguna di PGP yang akan menangani sistem baru ini, seluruhnya berada di kantor pusat. Mereka memberikan dukungan penuh dan menyesuaikan dengan SOP yang berlaku.

“Layanan purnajual merupakan salah satu kriteria kami dalam memilih vendor. Layanan purnajual dan reputasi konsultan itu sangat penting. Kami ingin memilih vendor yang memiliki banyak pengalaman, sehingga proses implementasinya dapat berjalan lancar,” kata Arya.

SOLTIUS berhasil membuktikannya dengan dukungan yang aktif. “Jika kami meminta sesuatu, mereka langsung merespon,” sambung Arya.

Kisah sukses implementasi iVend dan SAP Business One di kantor pusat menjadi standar bagi PGP. Di masa mendatang, ketika membuka cabang di tempat lain, iVend dan SAP Business One juga akan diterapkan untuk menunjang proses usaha. Saat ini, solusi yang sama telah diadopsi di Gemilang Surya Perkasa, perpanjangan Gemilang Group di Palangkaraya.

Solusi yang dikembangkan di Gemilang Group termasuk penjualan dengan pengiriman, penjualan dengan aneka program diskon dan promo, penjualan dengan beragam opsi pembayaran (tunai, debit, atau kartu kredit), penjualan untuk cat tinting, pengawasan persediaan barang dan analisis profitabilitas, serta poin reward bagi pelanggan.

Sekarang, dengan sistem yang dapat diandalkan, Arya percaya PGP akan meraih visinya untuk menjadi perusahaan ritel bahan bangunan nomor satu di Indonesia.