PT Baruna Raya Logistics mengambil langkah besar untuk menyajikan layanan terbaik bagi para pelanggan. Salah satunya mengadaptasi sistem bisnis terbaik.

Transformasi. Inilah rencana terbesar yang ingin diraih PT Baruna Raya Logistics (BRL). Perusahaan ekspedisi yang berkonsentrasi pada Offshore Support Vessel Business (OSV Business) menjuluki proyek transformasi ini sebagai Big Trans Project yang mencerminkan pentingnya perubahan ini bagi PT Baruna Raya Logistics.

BRL adalah perusahaan dengan riwayat panjang. Didirikan pada 1974 sebagai perusahaan investasi asing yang mengalami perubahan total sebagai perusahaan lokal di 1984. “Kami mulai dengan 30 armada, menggunakan kapal dari Amerika Serikat dan Panama. Tapi sekarang, semua armada kami merupakan kapal Indonesia,” ungkap Bambang Ediyanto, President Director dari PT Baruna Raya Logistics.
BRL saat ini memiliki total 50 armada, masing-masing dengan spesifikasi dan fungsi yang memenuhi kebutuhan perusahaan minyak dan gas. Hal ini seiringan dengan spesialisasi bisnis BRL dalam transportasi dan logistik untuk perusahaan minyak dan gas.

Terdapat tiga jenis kapal yang dikelola BRL, yakni Crew Boat, kapal penumpang yang digunakann untuk penggantian kru dan transportasi dari rig ke rig; Utility/Suplly Vessel, untuk mengantarkan perlengkapan pengeboran dan kebutuhan dari rig; AHTS & AHT, digunakan untuk mengantarkan peralatan produksi dan eksplorasi untuk mengangkut air segar, bahan bakal, zat kimia, dan lumpur, serta kebutuhan rig. Kapal yang terakhir ini juga berfungsi sebagai kapal pemadam kebakaran. Tidak seperti perusahaan logistik kelautan yang menyediakan rute dari pelabuhan dan pelabuhan, armada BRL juga merupakan kapal pekerja yang membawa peralatan dan penumpang dari pelabuhan ke rig, rig ke rig, atau rig ke pelabuhan.

Layanan Unggul
Sebagai perusahaan jasa, BRL sadar betul bahwa kepercayaan merupakan faktor krusial bagi kesuksesan perusahaan. “Untuk menjadi perusahaan yang menyediakan armada terbaik, memakai sistem terbaik juga sangat penting,” ujar Ediyanto. 
BRL menerapkan standar tinggi untuk operasinya dengan ISO 9001:2008 yang bersertifikasi dengan ISOQAR 2008, OHSAS 1801 dan ISO 14001, sertifikasi IMCA. Upaya ini mengantarkan layanan terbaik dengan standar tertinggi yanug menghasilkann begitu banyak penghargaan bagi perusahaan, termasuk yang diberikan oleh para klien, seperti PHE ONWJ, Chevron Indonesia, Premier Oil, ExxonMobil, Medco E&P, dan ConocoPhillips.
Ediyanto menjelaskan, bisnis ekspedisi tidak dapat dikelola sembarangan. Semuanya harus terukur dan sejalan dengann aturan dan regulasi yang berkaitan dengan standar keamanan dan standar kerja tertinggi, yang tidak mudah untuk diraih karena elemen yang kompleks dalam operasional armada. “Jika ada satu persyaratan yang tidak dapat dipenuhi, konsekuensinya besar. Kapal tidak dapat dioperasikan; dinilai tidak aman untuk beroperasi di laut atau diberi izin merapat ke rig atau stasiun,” lanjutnya.
Ediyanto memaparkan, perusahaan ini fokus pada tiga elemen utama yang menjamin kualitas layanan. Pertama yakni kru, terdapat 10-15 kru yang mengoperasikan masing-masing armada BRL dan semuanya memiliki sertifikasi untuk keahlian mereka. “Kami harus mempertahankan data mereka, sertifikasi apa yang mereka miliki, tanggal kadaluarsa dari masing-masing sertifikat, dan masih banyak lagi. Hal ini mempermudah bagi kami dalamm mengelola SDM,” tutur Ediyanto.
Kedua, sertifikasi armada. Data ini harus dimiliki dan dipahami betul oleh manajemen. Jika tidak diperhatikan baik-baik, rentan memicu pada kerugian, seperti armada tidak diberi izin untuk melaut atau merapat ke rig. 
Ketiga, yakni Plan Maintenance System. “Setiap kapal membawa sejumlah perlengkapan, mmulai dari mesin inti, mesin tambahan, pompa, dan lain-lain. Kami harus mengetahui kondisi seluruh kapal dan apa saja perlengkapan yang diangkut. Kami harus mendata kapan armada dan perlengkapannya harus dilakukan perawatan. Kalau kapal merapat, apa yang harus diperbaiki? Kami harus punya riwayat perawatan kapal yang jelas. Kami tidak mau kalau terlambat mengetahui adanya kerusakan yang harus diperbaiki setelah kapal berlayar, tidak bisa seperti itu. Inilah mengapa sistem rencana perawatan begitu penting,” tutur Ediyanto.
Untuk mengelola hal-hal penting ini, BRL mengandalkan sistem IT yang disebut BarunaNet, aplikasi berbasis web untuk menyimpan data-data penting. Kemudian pihak BRL merasakan perlunya sistem yang lebih matang dan andal. 
PT Baruna Raya Logistik memilih untuk beralih pada SAP Business All in One. “Ada banyak opsi, tapi kami memilih SAP. Kami melihat sistem ini memiliki reputasi yang baik dan telah terbukti di beragam industri, seperti perbankan dan masih banyak lagi,” ujar Faisal Nur, CFO di PT Baruna Raya Logistics. Reputasi ini sesuai dengan slogan SAP, yakni The Best-Run Businesses RUN SAP.
Transformasi dari sistem perusahaan terdahulu ke SAP merupakan apa yang selama ini dijuluki BIG TRANS Project, langkah besar untuk mencapai tujuan yang lebih tinggi.

Mengubah Pola Pikir
Implementasi SAP Business All in One di BRL berjalan cepat dan mulus. Dimulai pada Juni 2014 dan meluncur di November, Ediyanto mengakui tidak ada masalah besar yang dihadapi selama proses implementasi. Lebih jauh lagi, para stakeholder merasa antusias dalam mendukung transformasi ini.
SAP Business All in One yang diimplementasikan PT Baruna Raya Logistics memiliki lima modul, yakni Financial Accounting, Cost Management, Purchasing & Inventory, Sales Management, dan Plan Maintenance, dengan 39 pengguna. Dengan SAP Business All in One, sistem lama yang tidak terintegrasi kini menjadi sistem baru yang terkoneksi dan membantu manejemen dalam mengelola fungsi manajerialnya.
“Kesulitan yang muncul selama fase awal implementasi bersumber pada pola pikir pegawai. Ini wajar, karena perubahan menjadi SAP tidak sekedar mengganti sistem ERP saja, tapi juga mengganti proses bisnis dan SOP pun ikut berubah sebagai konsekuensinya,” ungkap Ediyanto.
Walau begitu, masalah ini dapat diatasi dengan mudah. Para petinggi perusahaan tidak pernah berhenti memberikan motivasi kepada para pegawai dan menegaskan bahwa SAP akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah.
“Kami memberikan motivasi setiap hari. Saya jelaskan bahwa sistem ini akan membuat pekerjaan kita menjadi lebih ringan dan manfaatnya untuk kita sendiri. Saya yakinkan dengan contoh nyata, dala mengelola operasional kru dan armada; kami bisa langsung tahu kru mana yang tersedia, dengan sertifikasi apa, kapan tanggal kadaluarsanya, dan seterusnya, hanya dengan SAP. Memang bisa juga dilakukan secara manual, tapi tidak praktis,” sambung Ediyanto.
Seperti disebutkan sebelumnya, salah satu modul yang digunakan PT Baruna Raya Logistics ialah Plan Maintenance System. Sistem ini menghubungkan seluruh kru kapal sebagai pengguna. “Kru juga harus mengubah pola pikir dengan Plan Maintenance System, kami ingin mereka lapor kapann kami harus mengganti pelumas, mengganti perlengkapan, dan masih banyakk lagi. Sebelum mereka aplikasikan sistem ini di kapal, kami latih mereka di sini. Kami yakinkan bahwa walau awalnya terlihat rumit, tapi di masa mendatang sistem ini akan membuat pekerjaan lebih ringan. Awalnya terasa sulit, karena mereka sudah terbiasa dengan sistem lama dan belum familiar dengan yang baru,” papar Ediyanto.
Bagi manajemen, fungsi manajerial juga lebih dioptimalkan. Para manajer dapat dengan mudah mengetahui penggunaan anggaran, laporan keuangan dan operasional hanya dengan satu klik. “Sekarang semuanya real-time, tidak seperti dulu yang selalu terlambat. Proses real-time ini membuat pengelolaan bisnis menjadi lebih mudah,” kata Ediyanto.
Setelah SAP Business All in One mulai dioperasikan, Ediyanto merasakan antusiasme dari setiap divisi. “Mungkin belum sempurna dan masih perlu penyesuaian, tapi saya harap 2-3 bulan ke depan kami dapat menggunakan SAP Business All in One dengan baik,” ujar Ediyanto.
Dengan SAP Business All in One, BRL siap menatap masa depan gemilang. Rasa percaya diri kian meningkat saat menghadapi persaingan. Dalam waktu dekat, BRL berencana memperluas usahanya ke tingkat regional di Asia Tenggara.
“Target kami tahun 2020 akan memiliki 45 armada dengan usia rata-rata 8 tahun. Saat ini, usia rata-rata kapal kami di atas 30 tahun. Kami juga akan berpartisipasi dalam eksplorasi minyak dan gas, serta produksi di perairan dalam dengan cara berinvestasi di armada dengan nilai yang lebih tinggi. Sampai saat ini, armada kami berkerja di perairan dangkal dengan kedalaman 100-300 meter, sedangkan perairan dalam ada di kisaran 1.000-3.000 meter. Sehingga kapal, perlengkapan, dan SOP yang dimiliki sangat jauh berbeda,” papar Ediyanto.

Memilih SOLTIUS
Selama proses implementasi dari sistem lama ke SAP Business All in One, BRL berkolaborasi dengan SOLTIUS. Keputusan ini tidak diambil begitu saja, melainkan harus melalui serangkaian seleksi dan pengujian.
“Ada 5-6 kandidat dan kami memilih SOLTIUS,” kata Faisal.
Ia menambahkan, SOLTIUS menawarkan nilai tambah yang tidak dimiliki kandidat lain. Salah satunya yakni rekam jejak yang telah teruji. SOLTIUS telah bekerja sama dengan perusahaan lain di bidang yang sama dengan BRL, yakni sebuah perusahaan ekspedisi yang fokus pada bisnis OSV. SOLTIUS juga ditunjang oleh perusahaan induk Metrodata yang memiliki reputasi baik. SOLTIUS menawarkan harga kompetitif dan memperhatikan sampai detil seperti konsultan yang direkrut, sampai kapasitas dan status pekerjaan mereka.
“Sangat sulit kalau konsultannya berstatus kontrak. Setelah proyeknya selesai dan kontraknya juga selesai, akan sulit untuk menghubungi mereka lagi. Saya tahu, di SOLTIUS status mereka pegawai tetap. Kami percaya, hal ini akan mempermudah pekerjaan kami,” ujar Faisal.
Ekspektasi pun terpenuhi. Saat implementasi, BRL sangat puas bekerja dengan SOLTIUS. “Saya lihat SOLTIUS sangat suportif. Dalam bisnis yang kompleks ini, SOLTIUS mampu membantu kami menyediakan solusi tepat yang kami butuhkan,” tutur Ediyanto.
Bimbingan dari SOLTIUS juga tidak berhenti setelah SAP Business All in One mulai digunakan di PT Baruna Raya Logistics.
“Ke depannya, teknologi akan berkembang semakin pesat. Kami berharap, kemitraan dengan SOLTIUS tidak berhenti di sini. Ketika teknologi berkembang, kami berharap untuk tetap berkonsultasi dengan SOLTIUS, kemitraan ini harus tetap dijaga,” tutup Ediyanto.