Dengan SAP Business One yang menangani proses keuangan dan administrasi dengan lebih efisien, perusahaan F&B Excelso dapat lebih fokus pada perkembangan kafenya yang begitu pesat.

Walau menghadapi persaingan yang ketat di industri makanan dan minuman, PT Excelso Multi Rasa (Excelso) mampu menjaga posisinya sebagai salah satu pemain kuat di industrinya. Perusahaan yang populer dengan brand Excelso Café dan de’Excelso ini terus menunjukkan perkembangan signifikan.
Terafiliasi dengan Kapal Api Group, perusahaan ini lahir pada 1991 dengan lokasi pertamanya di Plaza Indonesia, Jakarta. Sejak saat itu, Excelso menjadi salah satu kafe ternama di negeri ini. Di tengah gempuran tren kafe baik dari dalam maupun luar negeri, Excelso tetap tangguh menghadapi persaingan.
Sebanyak 110 outlet Excelso dapat ditemukan di sejumlah kota besar di Indonesia, seperti Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Denpasar, Batam, Medan, Jayapura, dan masih banyak lagi. Untuk memasuki pasar yang lebihh besar, Excelso mengembangkan konsep layanan yang disesuaikan dengan potensi lokal dan daya beli di masing-masing daerah. Excelso juga menjadi pionir dalam pengolahan kopi lokal di setiap outlet. Kopi dalam negeri, seperti kopi luwak, Kalosi Toraja, kopi Lanang Toraja, Sumatera Mandailing, dan Java Estate telah lama menjadi bagian dari menu Excelso. Dalam melayani pelanggan, Excelso memegang teguh slogan “Serve with HEART, Give the BEST, Get Higher”. Memberikan layanan terbaik kepada konsumen merupakan salah satu kunci sukses perusahaan ini. 
Rahasia sukses Excelso lainnya yakni sistem manajemen perusahaan yang secara terus berkembang dan ditata dengan baik lewat SAP Business One. Demikian diutarakan Liechar Solihin selaku IT & Business Development Manager PT Excelso Multi Rasa.
Liechar masih ingat betul, sampai tahun 2009 dimana Excelso belum menggunakan SAP Business One, perusahaan ini masih berkutat dengan pembukuan dan laporan kerja secara manual. “Ada software akunting yang sebenarnya hanya untuk pembuatan jurnal, kemudian kami gunakan untuk membuat laporan. Kemudian jurnalnya dikumpulkan, diproses secara manual, ditransfer ke Excel, lalu diolah ke dalam bentuk laporan,” ungkap Liechar. “Berat sekali mengerjakannya.”
Akibatnya, timbullah masalah yakni laporan data yang selalu terlambat. Liechar mengungkapkan, laporan keuangan Excelso dijadwalkan rampung pada tanggal 15 setiap bulannya. “Kenyataannya, laporan selalu terlambat 1-2 minggu, bahkan baru selesai bulan berikutnya,” keluh Liechar.
“Merepotkan sekali. Kami punya laporan keuangan, tapi validitas datanya diragukan. Karena hanya dikerjakan manual, kemungkinan terjadinya human error sangat tinggi. Bahkan kami sulit mengetahui ada berapa outlet yang kami miliki saat itu. Jawabannya tidak pernah sama, kadang 55, tapi ada pula yang menyebut 57. Apalagi harus membayangkan berapa jumlah konsumen pria atau wanita yang kami miliki. Tidak ada yang tahu,” sambung Liechar.
Di samping itu, sistem terdahulu tidak terintegrasi secara penuh dan mengharuskan setiap outlet dari seluruh Indonesia untuk mengirimkan laporannya ke kantor pusat di Jakarta. “Sulit sekali mengelolanya, belum lagi dokumen-dokumen seperti invoice yang hilang atau berceceran,” lanjut Liechar.
Dengan sistem yang tidak teratur, rupanya tidak menghentikan Excelso untuk terus melaju pesat. Di sisi lain, kemajuan perusahaan menuntut adanya anggaran yang besar, khususnya dari segi SDM. “Setiap kali kami menambah lima outlet baru, kami harus merekrut satu admin dan satu akunting. Kami membaginy ake dalam area Barat dan Timur. Di area Barat, kantor dan gudang berlokasi di Jakarta, sedangkan area Timur terpusat di Surabaya. Hal ini memicu tingginya perputaran SDM. Sangat sulit untuk menemukan orang yang tepat, banyak yang memiliki kapabilitas namun harganya belum tentu cocok. Ada pula yang harganya cocok, tapi kualitasnya kurang,” papar Liechar.

Beralih ke SAP Business One
Pada September 2009, Liechar mengunjungi Metrodata Solution Day di Jakarta. Ia langsung tertarik dengan SAP Business One dan PT SOLTIUS Indonesia, salah satu rekanan implementasi SAP di Indonesia yang juga bagian dari Metrodata Group. “Saya melihat demonya, dan seperti biasa, saya juga melihat bagian mesinnya. Saya menggali lebih dalam lagi mengenai produk ini dan saya yakin, inilah yang kami butuhkan,” tegas Liechar. Ia kemudian membuat presentasi mengenai SAP Business One kepada dewan direksi Excelso. “Direksi sepakat, kami harus memiliki visi yang sama untuk bertransformasi,” sambungnya.
Tanpa proses tender yang berlarut-larut, Excelso langsung memilih SOLTIUS sebagai rekanan implementasi SAP Business One. “Saat itu kami membeli linsensi untuk 39 pengguna, banyak sekali,” kata Liechar. Namun Liechar dan direksi memahami, mereka memerlukan sistem ini untuk memperbaiki performa perusahaan.
Proses implementasi SAP Business One di Excelso dimulai pada Februari 2010. Selama satu bulan pertama, lewat bimbingan dari tim SOLTIUS, Excelso merancang detil blueprint manajemen IT. “Blueprint ini salah satu kunci kesuksesan kami. Kami menyadari apa kami inginkan, apa tujuan kami, lalu kami menggambarkannya dengan begitu detil dan tidak hanya memberikan gambaran besarnya saja,” tutur Liechar.
Setelah memuat blueprint, tahapan berikutnya yakni pengembangan, pengujian, memasukkan opening balance, dan proses back-log. 
Dengan beragam tingkat kesulitan, proses opening balance untuk 60 outlet berhasil dirampungkan hanya dalam waktu lima hari kerja. Namun bagian tersulitnya yakni saat tim implementasi mulai memasukkan file back-log. Kami mencoba mempertahankan riwayat data. Masalah timbul pada proses input untuk back-log. Karena kami juga mengerjakan data on-going, kami memutuskan untuk memberikan back-log kepada orang luar. Kami melatih mereka untuk memasukkan data, tapi ternyata tidak semudah itu,” ungkap Liechar.
Permasalahan di data entry disebabkan adanya kebingungan dalam membedakan item, barang, dan prosedur konversi. “Apa yang semestinya ditulis gram, menjadi kilogram, seperti itulah. Tiga hari memasukkan data dan saya pikir semuanya tidak beres, jadi saya memutuskan untuk mengakhiri prosesnya. Keputusan dari eksekutif, back-log kemudian diberhentikan,” tuturnya.
Implementasi SAP Business One berlanjut pada Maret 2011. Saat itu, jumlah outlet telah bertambah menjadi 75. Saat ini Liechar merasa ketersediaan dan pengaturan data mampu menunjang proses implementasi. SOLTIUS kembali memberikan dukungan untuk proses implementasi. Bagi Liechar, proses pembimbingan berjalan dengan efektif. “Lewat proses langsung, kami seketika belajar, kami tahu bagaimana caranya menghadapi masalah. Dengan strategi ini, proses implementasi berjalan lebih cepat,” lanjutnya.
Hasilnya, setelah tiga bulan implementasi ulang, Excelso memutuskan untuk beralih seluruhnya ke SAP Business One dan meninggalkan sistem manajemen manual yang sebelumnya digunakan. Pada 2012, SAP Business One memasuki status go-live di Excelso. Hampir seluruh modul (Finance, Inventory, Purchasing, Sales, Interface dengan POS) yang tersedia di SAP Business One digunakan oleh Excelso. SAP bahkan diterapkan di masing-masing outlet. Tantangan yang diberikan direksi kepada Liechar dan timnya saat merekomendasikan SAP Business One akhirnya terpenuhi. “Agustus 2012, kami mulai tepat waktu. Kami menyelesaikan laporan keuangan pada tanggal 12 dan mengirimkannya ke grup pada tanggal 15. Seperti itu rutinitasnya sampai hari ini,” ungkap Liechar.

Instan dan Akurat
Begitu banyak manfaat yang dirasakan Excelso setelah menggunakan SAP Business One. Jika sebelumnya mereka harus menambah staf akunting dan admin setiap kali menambah lima outlet, kini membuka cabang baru tidak selalu diiringi dengan penambahan jumlah pegawai. 
Sebagai tambahannya, SAP Business One membantu memantau dinamisme setiap outlet. “Hal ini dilakukan secara instan dan akurat,” ujar Liechar. Hal ini sejajar dengan visi yang dibangun perusahaan, sehingga manajemen outlet tidak kehilangan fokus dalam memberikan layanan terbaik kepada konsumen. 
“Untuk stok inventaris, prediksi stok, atau hal lain yang diperlukan outlet, dapat dianalisa di sini dan dipersiapkan,” sambungnya.
Liechar menuturkan bahwa efisiensi SDM juga nampak. Kondisi ini tidak ditunjukkan dengan adanya penurunan angka pegawai, tapi justru memberikan mereka peran yang lebih strategis sebagai auditor internal atau kontroler. Hasilnya, seluruh data kini lebih handal dalam hal akurasi dan waktu. 
Liechar mengakui, dirinya puas dengan layanan yang diberikan SOLTIUS. Baginya, kepuasan ini menjadi faktor kesuksesan lain. “Pelayanannya luar biasa, begitu pula saat proses blueprint,” lanjutnya. “Saat ini, semuanya tinggal satu klik saja Jika sebelumnya laporan harus diserahkan pada tanggal 15 tapi baru selesai pada tanggal 25 atau 27, sekarang tanggal 12 pun sudah siap. Semua orang senang.”
Saat itu, dengan dukungan dari sistem manajemen yang baru, Excelso menargetkan akan menambah 20 outlet dalam setahun. “Saat semuanya dilakukan secara manual, hal ini sulit sekali dilaksanakan. Sekarang, kami bisa tumbuh seperti apa yang kita inginkan,” pungkas Liechar, menutup perbincangan sambil tersenyum.