Dengan jaringan bisnis yang mencakup nyaris di seluruh wilayah Indonesia, juga segmen pasar yang beragam PT. INTI CITRA AGUNG dengan brand Optik Melawai-nya, membutuhkan dukungan sistem yang terintegrasi, realtime, dan canggih. SAP S/4HANA diandalkan menjadi solusi yang akan menjawab tantangan bisnis ke depan.

Nama OPTIK MELAWAI merupakan nama besar di jagat industri pasar optik di Indonesia. Tak salah bila mengatakan Optik Melawai sebagai market leader industri optik Tanah Air. Meski terbilang masih muda bila dibandingkan dengan kompetitor-kompetitor di jagat industri sejenis, Optik Melawai mampu memimpin dalam hal jumlah jaringan toko, baik offline maupun online.

Optik Melawai berdiri pada 1981. Bermula dari sebuah gerai di Jalan Melawai, Blok M, Jakarta Selatan, kini jaringan toko Optik Melawai telah menyebar ke seluruh Indonesia. Sampai saat ini Optik Melawai memiliki kurang lebih 320 cabang. Kehadiran Optik Melawai pada 1981 juga menjadi milestone khusus bagi perjalanan industri optik Indonesia. Banyak terobosan dan inovasi yang dilakukan oleh Optik Melawai. Salah satunya ialah mengusung konsep toko atau gerai yang bersifat terbuka dan tanpa pintu. Dengan konsep tersebut, Optik Melawai mendekatkan jarak antara masyarakat dan optik. Inovasi ini belakangan kemudian ditiru oleh banyak kompetitor.

Selain hal itu, Optik Melawai juga dikenal sebagai pemain industri optik yang menyasar nyaris semua kalangan. Tidak hanya dari segi usia target pasar, tetapi juga dari latar belakang daya beli. Ini, seperti disampaikan oleh Wellie Boenawan, IT Head PT. Inti Citra Agung, berangkat dari visi yang juga menjadi moto Optik Melawai, “When you expect the very best.” Tidak hanya menyapa semua kalangan dari segi pelayanan, dari segi kualitas pun, laboratorium lensa yang dimiliki oleh Optik Melawai bisa dikatakan sebagai laboratorium yang paling canggih.

Transformasi Digital

Langkah inovatif yang menjadi warna dominan Optik Melawai juga tak berhenti tatkala pandemi Covid-19 merebak.

Dengan adanya pandemi Covid-19, Optik Melawai juga semua sektor dituntut untuk memikirkan kembali model bisnis yang dijalankan. Tidak ada pilihan lain, bisnis harus mampu beradaptasi secara cepat, hal ini selaras dengan transformasi digital yang memang telah menjadi salah satu poin dalam road map Optik Melawai untuk melakukan digitalisasi.

Salah satu yang juga menjadi penopang eksistensi bisnis Optik Melawai ialah keberadaan toko online Optik Melawai, yakni optikmelawai.com. Dengan adanya channel online, Optik Melawai dapat membantu memenuhi kebutuhan pelanggan yang ingin bertransaksi tanpa harus keluar rumah.

Demi memenuhi kebutuhan pelanggan itu, Optik Melawai kemudian meluncurkan servis yang mereka beri nama Online to Home. Melalui fitur ini, konsumen yang membutuhkan layanan dari Optik Melawai bisa menghubungi Optik Melawai dan dengan sigap (cepat dan tanggap) armada dari Optik Melawai mendatangi rumah konsumen, lengkap dengan peralatan tes dan contoh-contoh frame. Animo masyarakat yang menggunakan fitur layanan ini pada masa pandemi kemarin bisa terbilang tinggi. Hanya saja, seiring dengan pelonggaran pembatasan seiring semakin melandainya angka kasus Covid-19, masyarakat kembali mendatangi gerai-gerai Optik Melawai di berbagai cabang.

Di sisi lain, untuk semakin memuluskan proses bisnis dan manajemen, manajemen Optik Melawai memutuskan untuk melakukan pembaruan dan terobosan di bidang penggunaan sistem digital di manajemen Optik Melawai.

SAP S4/HANA, Mengintegrasikan yang Terpisah

Wellie Boenawan mengatakan, dalam menjalani roda bisnisnya Optik Melawai didukung oleh sejumlah sistem yang dikembangkan sendiri oleh Optik Melawai. Terkait dengan pencatatan penjualan, misalnya. Optik Melawai memiliki Point of Sales System (POS) yang dikembangkan sesuai dengan kultur dan corak bisnis Optik Melawai. Sistem ini sendiri telah digunakan sejak dekade 1990-an dan masih digunakan hingga hari ini, dengan berbagai macam penyesuaian.

“POS yang kami gunakan berbeda dengan gerai-gerai ritel pada umumnya. Tidak seperti ritel lainnya, kami memiliki pola bisnis yang berbeda. Kami, misalnya, mengenal ada resep konsumen, dan lain-lain. Itu sebabnya kami tidak bisa menggunakan POS yang sudah jadi. Mau tidak mau kami develop sendiri,” tutur Wellie Boenawan.

POS ini digunakan oleh seluruh cabang Optik Melawai di mana pun. Hanya saja, POS ini memang dinilai belum sepenuhnya sempurna. Terkait koneksi dengan mesin Electronic Data Capture (EDC), misalnya. Sistem POS yang ada saat ini belum bisa terkoneksi langsung dengan mesin EDC yang digunakan dalam pola transaksi di gerai-gerai Optik Melawai. Situasi ini membawa persoalan tersendiri. Disampaikan Wellie Boenawan, kerap terjadi kesalahan entry semacam pelanggan bertransaksi dengan menggunakan kartu dari Bank A, tetapi justru ter-entry di pos Bank B. Kesalahan ini bermuara pada kerumitan di departemen accounting yang memang harus memvalidasi semua data keuangan yang masuk.

Itu dari segi aplikasi penjualan. Di departemen-departemen lainnya Optik Melawai juga didukung oleh beragam aplikasi yang memang sengaja dirancang untuk memenuhi kebutuhan kerja masing-masing divisi atau departemen, seperti untuk Gudang, Inventori, Merchandising, dan lainnya.

“Seluruh aplikasi yang ada memang berhasil mendukung secara penuh kebutuhan masing-masing divisi, hanya saja seluruh aplikasi tersebut tidak terintegrasi dengan baik ke aplikasi Finance & Accounting”, ucap Wellie Boenawan.

Ini, lagi-lagi, menyisakan kerumitan yang rutin harus dihadapi oleh manajemen Optik Melawai. Terkait dengan data mengenai HPP, misalnya. Sebelum sistem itu terintegrasi, sulit untuk mengetahui HPP per item secara real. Yang dapat diketahui ialah kondisi secara global. Sebelumnya, untuk mengetahui berapa kondisi persediaan nasional pada periode tertentu, yang dilakukan adalah menanyakan jumlah sisi stock, jumlah pembelian, jumlah terjual. Dari situ baru dapat diketahui kondisi suatu item.

Kesulitan lainnya dari segi pelaporan keuangan. Pada masanya, agak sulit untuk meng-generate laporan keuangan secara bulanan.

Untuk mengatasi berbagai kendala tersebut, manajemen Optik Melawai kemudian memutuskan untuk mengimplementasikan SAP S4/HANA yang diharapkan menjadi sebuah sistem aplikasi yang terintegrasi yang saat ini telah digunakan oleh Optik Melawai. Selain pertimbangan tersebut, Wellie Boenawan mengatakan, manajemen juga merasa saat ini merupakan saat yang tepat bagi Optik Melawai untuk mengakselerasi proses bisnis yang ada. “Dari segi usia, sistem yang ada bisa dikatakan telah cukup lama. Sementara cabang semakin banyak, transaksi semakin besar, akhirnya manajemen memutuskan untuk menggunakan SAP sebagai core system-nya,” tutur Wellie Boenawan.

Ada sejumlah modul SAP yang digunakan oleh Optik Melawai. Di antaranya ialah Finance and Control (FICO) untuk aspek akuntansi keuangan, Material Management (MM) untuk manajemen pembelian dan pergerakan inventory Sales and Distribution (SD) untuk sales, dan Project System (PS) untuk manajemen proyek. Saat ini Optik Melawai juga mengimplementasikan Warehouse Management Systems (WMS) seiring dengan rencana pembangunan gudang baru sebagai Distribution Center.

Bagaimana dengan POS yang telah ada? Wellie Boenawan menyebutkan, sampai saat ini Optik Melawai masih menggunakan POS yang ada karena aplikasi POS yang baru sedang dalam proses development dan butuh waktu yang cukup panjang. Yang diperlukan adalah mengintegrasikan sistem POS sekarang ini dengan SAP S4/HANA yang telah diimplementasikan. Terkait ini, Divisi IT Optik Melawai telah men-develop aplikasi perantara yang mereka namakan ICAPOS. “Istilahnya, aplikasi inilah yang memungkinkan POS berinteraksi dengan SAP S4/HANA. Konsepnya ICAPOS ini menjadi sarana integrasi. Jadi di SAP S4/HANA ini data yang ditarik dari POS bukan data per transaksi, tetapi summary data per hari. SAP S4/HANA menghimpun dan menghitung penjualan per hari, sementara di POS per transaksi,” papar Wellie Boenawan.

Hasil dari implementasi ini bisa dibilang semakin memuluskan proses bisnis di Optik Melawai. Wellie Boenawan menyebutkan, berbagai kendala yang dulu kerap ditemui oleh manajemen kini mulai teratasi. Terkait dengan berbagai data dari departemen-departemen atau divisi-divisi yang ada di Optik Melawai seperti Operation Cost di Lab, penggunaan barang comsumable, kondisi persediaan, dan seluruh biaya-biaya, menjadi lebih tercatat secara akurat, detail, dan realtime.

Terkait dengan laporan keuangan, hari ini manajemen juga dapat dengan mudah mengetahui laporan keuangan. Ini, diakui Wellie Boenawan, untuk pertama kalinya tim accounting bisa dengan segera menyediakan laporan keuangan secara bulanan kepada manajemen.

Di sisi lain, mulai terintegrasinya berbagai sistem dan data yang ada, semakin memuluskan manajemen Optik Melawai untuk menginisiasi pengembangan Big Data Analytic yang saat ini tengah diimplementasikan. Melalui Big Data Analytic ini, diharapkan manajemen Optik Melawai bisa mengakselerasi bisnis secara lebih cepat lagi. “Dengan mengetahui data-data seperti data penjualan, keuangan dan inventori secara real dan akurat, kami semakin berani dan percaya diri dalam ekspansi bisnis ke depannya,” tutur Wellie Boenawan.

Dengan Big Data Analytic tersebut, Wellie Boenawan mengatakan manajemen akan dapat dengan cepat dan mudah untuk melihat data penjualan, stok, bisnis, accounting, sehingga dapat dengan cepat melakukan analisis dan mengambil kebijakan yang tepat.