SAP Business One menyediakan sistem integrasi penuh di PT Topla Abadi Jaya.

Dengan lebih dari 20 tahun pengalaman di bidangnya, PT Topla Abadi Jaya adalah perusahaan terdepan dalam komponen elektronik dan otomotif. Perusahaan ini menghasilkan produk berkualitas, seperti Injection Molding Machinery, Plastic Automotive, Plastic Compound, Plastic Sheet, Roller, Vacuum Forming, dan produk plastik lainnya untuk perusahaan manufaktur elektronik dan otomotif di Indonesia.

PT Topla merupakan bagian dari RP Topla Group, perusahaan manufaktur yang berbasis di Jepang. Selain Indonesia, produksi RP Topla Group juga berlokasi di Malaysia, Vietnam, dan Thailand. Di Indonesia, PT Topla menempati kantor dan pabrik di kawasan industri MM2100 di Cikarang, Bekasi, Jawa Barat.

Sebagai salah satu pemain papan atas di industri plastik untuk elektronik dan otomotif, PT Topla menerapkan prinsip manajemen modern yang lazimnya diaplikasikan di Jepang. Produk berkualitas tinggi yang dihasilkan merupakan bagian dari visi PT Topla untuk membuat produk berkualitas tinggi yang mampu berkompetisi di pasar global. Di pasar regional Asia Tenggara, sebelum RP Topla Group menjejakkan kakinya di Malaysia dan Vietnam, ialah PT Topla yang menyuplai plastik untuk manufaktur elektronik dan otomotif di negara-negara ASEAN, seperti Myanmar, Malaysia, Vietnam, dan Filipina.

“Sekarang kami fokus di pasar domestik,” ujar Suparno, Senir Manager untuk Finance & Accounting PT Topla. Fokus ini juga menjadi bagian dari strategi global RP Topla Group.

Tentu tidak mudah menjamin bisnis berjalan mulus. Perlu adanya komitmen dari seluruh manajemen perusahaan agar roda perusahaan berjalan dengan lancar. Salah satu faktor signifikan yakni penggunaan Teknologi Informasi sebagai penunjang bisnis. Hal ini disadari penuh oleh PT Topla.

Komitmen Jangka Panjang dengan IT

Suparno menjelaskan, PT Topla memiliki perspektif yang baik dalam penggunaan IT. Hampir seluruh proses manajerial menggunakan IT. Masing-masing divisi, seperti Marketing, Finance & Accounting, Production Engineering, Quality Control, Purchasing & Delivery, General Affair, dan produksi, seluruhnya terkoneksi satu sama lain dengan sistem IT yang ada.

Seperti divisi Finance & Accounting yang dipimpin Soeparno, seluruh proses dan dokumentasi finansial dilakukan dengan IT sejak era Lotus 123 sampai Microsoft Excel. Sebelum SAP Business One diterapkan, PT Topla menggunakan Microsoft Excel untuk laporan keuangan dan akunting.

“Kami harus mengemban tantangan yang berat sebelum menggunakan SAP,” ungkap Suparno. Ia menjelaskan, RP Topla mengembangkan sistem pelaporan untuk setiap lini usahanya di setiap negara. Salah satu prosedur laporannya ialah membuat laporan keuangan dan sistem akunting memakai Microsoft Excel.

“Kami mendesain formula Excel sedetil mungkin. Dengan formula ini kami menghasilkan neraca keuangan dengan memasukkan data-data. Jadi walaupun manual, kami masih sanggup menangani tugas ini,” tutur Suparno.

Keandalan Data

Walau tidak menemukan masalah di sistem Excel, Suparno mengakui adanya rencana dari PT Topla untuk menggunakan sistem IT yang lebih maju demi proses bisnis yang lebih optimal. Untuk itu, PT Topla memilih SAP Business One. Reputasi global SAP Business One diharapkan mampu membawa proses bisnis yang efektif di PT Topla. Ekspektasi ini pun berhasil dipenuhi. Setelah SAP Business One meluncur di PT Topla, proses usaha menjadi lebih efisien dan terintegrasi.

“Inilah alasan utama kami menerapkan SAP Business One, untuk membuat koordinasi yang lebih baik antara divisi dan kontrol inventaris. Dengan SAP Business One, semuanya selesai secara instan. Kami bisa mengecek inventaris kapanpun, yang berbeda dari sebelumnya yang memakan waktu lama. Sekarang bisa diakses secara real-time,” papar Suparno.

Sebagai perusahaan manufaktur, proses bisnis tidaklah mudah. Seperti misalnya, setiap barang yang masuk dan keluar harus disertai struk distribusi ke unit yang bersangkutan, seperti Purchasing, Accounting, atau Inventory, kemudian masuk ke bagian keuangan yang membuat dokumen seperti invoice.

Dengan SAP Business One, tahapan ini tidak jauh berbeda, namun dengan waktu yang lebih singkat. Jika ada barang masuk, bagian inventaris cukup memasukkan detil item dan data pun siap disajikan.

“Pekerjaan kami menjadi lebih mudah. Di proses penjualan, setelah kami menerima invoice, kami harus langsung memasukkan datanya. Setelah megadopsi sistem SAP Business One, tahapan ini dilakukan secara otomatis di jurnal. Proses akunting menjadi lebih sederhana, kami cukup mengontrol validitasnya. Hal serupa berlaku di bagian pembelian, kamu hanya perlu mengikuti proses data dan pemasaran. Cukup memantau data yang masuk, masukkan sistemnya, dan verifikasi jika ada ketidakcocokkan. Proses kontroling jadi lebih mudah. Tahapan pada proses akunting menjadi lebih singkat, baik dalam penjualan atau pembelian,” ujar Suparno.  

Efek serupa terjadi pada pembuatan laporan keuangan. Walau harus menggunakan format Excel saat harus mengirim laporan ke perusahaan induk, Suparno mengaku SAP membuat proses pelaporan Excel menjadi lebih sederhana. “Kami hanya perlu mengekspor data ke Excel dan memprosesnya sesuai dengan yang dibutuhkan oleh manajemen,” sambungnya.

Dengan SAP, keandalan data menjadi meningkat pesat, berbeda dibandingkan sebelum SAP diterapkan. Saat itu data tidak tersedia secara real-time. “Ada kasus dimana dokumen menyebutkan ada 500 item yang tersedia di penyimpanan, ternyata angka ini salah karena laporannya tidak actual. Dengan SAP Business One hal seperti ini tidak akan terjadi,” tegas Suparno.

Dengan keandalan data yang lebih baik, PT Topla optimis untuk tumbuh lebih pesat dan menjadi yang terbaik di bidangnya. Target yang ditetapkan oleh perusahaan, seperti memperbaiki profit margin dan memangkas kerugian, bisa diraih dengan mudah. Dalam waktu dekat, PT Topla berencana membeli sejumlah mesin baru untuk menggenjot kapasitas produksi.

Penerapan Empat Modul

Terdapat empat modul SAP Business One yang diadopsi PT Topla, yakni Sales, Purchasing, Inventory, dan Finance. Program implementasinya berjalan dengan cepat tanpa hambatan berarti. “Perlu 40 hari untuk proses implementasi dan siap digunakan pada April 2014,” ungkap Suparno.

Namun ada beberapa tantangan yang harus dihadapi selama masa implementasi, salah satunya masalah non-teknis. “Kami harus meyakinkan para pengguna yang sudah nyaman dengan sistem lama untuk beralih ke sistem baru,” sambung Suparno. Tantangan ini berhasil dihadapi dengan baik dan perusahaan berhasil meyakinkan para pengguna akan manfaat yang diberikan SAP Business One.

“Kami melakukan diskusi intensif dengan pengguna selama dua bulan. Kami menjelaskan bahwa mungkin akan terasa sulit di awalnya, karena SAP Business One masih asing bagi mereka. Tapi saat mereka terbiasa dengan sistemnya, SAP Business One bisa membuat pekerjaan menjadi lebih mudah,” ujar Suparno.

Dari Jepang ke Jepang

Selama proses implementasi SAP Business One, PT Topla dibimbing oleh PT SOLTIUS Indonesia yang berada di bawah naungan Metrodata Group. Proses kerja sama dimulai dari kolaborasi antara SOLTIUS dengan TIS Inc, salah satu perusahaan IT yang berbasis di Jepang. 

TIS Inc. berkutat pada layanan IT, seperti sistem jasa konsultasi, layanan konsultasi strategis, solusi untuk industri spesifik, jasa aplikasi, dan layanan infrastruktur IT. Selain di Jepang, TIS Inc. juga memiliki kantor cabang di Jakarta dan Bangkok, Thailand.

Masahiro Mori, Manager Representative Office di TIS Inc. Jakarta menyebutkan, perusahaannya melihat adanya peluang besar di bisnis solusi IT untuk perusahaan, khususnya perusahaan Jepang yang ada di Indonesia. Banyak perusahaan Jepang berinvestasii di Indonesia dan kami siap menawarkan sokongan dan solusi IT untuk membantu usaha mereka,” papar Masa. 

Untuk meraih pasar yang lebih besar di Indonesia, TIS Inc. memutuskan untukk bekerja sama dengan perusahaan lokal seperti SOLTIUS yang dinilai lebih strategis oleh Masa. Dari berbagai upaya yang dilakukan TIS Inc. dalam memasuki pasar Indonesia ialah dengan memperkenalkannya kepada kantor pusat perusahaan Jepang yang beroperasi di Indonesia. Setelah relasi sukses dibangun, TIS Inc. dan SOLTIUS bekerja sama dengan entitas perusahaan di Indonesia. “Sehingga kami membangun hubungan Jepang ke Jepang terlebih dulu untuk memberikan kenyamanan kepada perusahaan-perusahaan asal Jepang ini dalam bekerja bersama TIS Inc,” ujar Masa.
 

SOLTIUS ditunjuk sebagai rekanan dalam kolaborasi ini berdasarkan beberapa kriteria. Masa menyebutkan, TIS Inc. menilai SOLTIUS sebagai rekanan yang tepat untuk memasarkan solusi IT bagi perusahaan Jepang di Indonesia. “Kami menerima banyak rekomendasi yang menyebutkan SOLTIUS sebagai layanan terbaik di Indonesia,” ungkap Masa.

PT Topla juga merasakan kepuasan serupa. Suparno menyebutkan, selama proses implementasi SOLTIUS sangat membantu. 

“SOLTIUS memberikan bimbingan dan sangat komunikatif. Mereka memahami kebutuhan kami dan siap mendengarkan. Semua yang diinginkan manajemen kami terpenuhi. Ketika implementasi selesai dilakukan dan sistemnya meluncur, SOLTIUS tetap memberikan bimbingan. Setiap kali kami menghadapi masalah, SOLTIUS selalu siap dihubungi,” pungkas Suparno.