Mengenal Automatisasi Proses Procure-to-Pay di Manufaktur dengan SAP Build Process Automation (iRPA)

Industri manufaktur terus mengalami perkembangan, terutama dalam meningkatkan efisiensi operasional, menjaga kualitas hingga ketepatan waktu produksi. Salah satu proses yang memakan banyak waktu dalam operasional industri manufaktur adalah procure-to-pay atau P2P.

Untuk mengatasi hal tersebut, solusi SAP build process automation dengan teknologi iRPA menjadi jawaban untuk kebutuhan industri manufaktur. Lalu, bagaimana Otomatisasi proses procure-to-pay di manufaktur dengan SAP build process Automation (iRPA) bekerja?

Apa itu Procure-to-Pay?

Beberapa orang mungkin belum mengetahui tentang apa itu P2P. P2P atau Procure-to-Pay adalah kegiatan perusahaan mulai dari pengadaan barang dan jasa hingga pembayaran kepada supplier atau vendor. Proses kerja P2P adalah mulai dari pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran dalam satu alur.

Proses P2P juga mencakup penanganan segala dokumen seperti permintaan pembelian (purchase requisitions), pesanan pembelian (purchase order), penerimaan barang (good receipt), dan faktur (invoice). Alur Procure-to-Pay yang panjang tersebut tentu akan memakan banyak waktu, sehingga diperlukan sistem yang dapat mempercepat proses tersebut.

Mengenal SAP Build Process Automation dan iRPA

SAP atau System Application and Product in Data Processing, merupakan alat yang digunakan oleh perusahaan untuk membantu mengelola berbagai proses bisnis, mulai dari produksi, logistic, SDM, keuangan hingga layanan pelanggan.

Manfaat SAP adalah untuk mengelola seluruh aktivitas bisnis dalam satu sistem terpusat. Dalam industri manufaktur, alat ini tentu akan sangat berguna bagi proses operasional perusahaan. Aktivitas perusahaan yang bisa dikelola dengan SAP diantaranya adalah:

1. Membuat catatan pemesanan dan pembelian

2. Pengelolaan stok barang di gudang

3. Proses penggajian karyawan

4. Pencatatan seluruh transaksi keuangan

5. Rencana produksi

6. Menganalisa data penjualan dan biaya produksi

Dengan menggunakan SAP, segala aktivitas industri tersebut dapat bekerja sama dalam satu platform terpusat tanpa harus memindahkan data secara manual yang bisa memakan waktu lama.

Sedangkan iRPA adalah Intelligent Robotic Process Automatisation, yaitu sebuah software bots atau robot perangkat lunak yang digunakan untuk otomatisasi proses bisnis. iRPA tidak hanya meniru tugas-tugas manual yang dilakukan manusia, tetapi juga memiliki kemampuan kecerdasan seperti membaca dokumen, memahami suatu teks, dan mengambil keputusan berdasarkan data perusahaan.

Dengan ketepatan tingkat tinggi yang dimiliki iRPA dan kombinasi dengan SAP dapat membantu perusahaan industri manufaktur untuk mengotomatiskan berbagai proses dalam P2P, sehingga operasional perusahaan dapat lebih efisien.

Implementasi Otomatisasi P2P

Berikut adalah beberapa proses P2P yang dapat diotomatisasi:

1. Pembuatan PR

Sistem dapat mendeteksi stok minimum dan secara otomatis membuat PR (Purchase Requisition) secara otomatis tanpa bantuan tenaga manusia.

2. Approval Otomatis

Berdasarkan PR atau jenis barang, kemudian sistem akan mengirim notifikasi persetujuan kepada manajer terkait. Jika sudah memenuhi syarat, PO akan dibuat secara otomatis berdasarkan workflow.

3. Penerimaan Barang Otomatis (Good Receipt)

Ketika vendor mengirimkan Advanced Shipping Notice (ASN), sistem akan menjadwalkan good recept secara otomatis dan mencocokkan data pengiriman.

4. 3-Way Matching Otomatis

Sistem P2P secara otomatis mencocokkan PO, good receipt, dan invoice. Jika sudah sesuai, faktur akan disetujui untuk kemudian dilakukan pembayaran tanpa intervensi secara manual.

5. Pembayaran

Sistem P2P dapat menjadwalkan pembayaran berdasarkan tenggat waktu yang telah disepakati dengan vendor, untuk menghindari denda keterlambatan dan memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal.

Manfaat Otomatisasi P2P

Menerapkan SAP Build Process Automation dalam P2P memberikan berbagai keuntungan bagi operasional industri manufaktur, berikut diantaranya:

1. Efisiensi waktu

Proses operasional industri manufaktur yang dulu masih dikerjakan secara manual, kini dapat dikerjakan dengan lebih cepat dengan kombinasi SAP dan iRPA.

2. Akurasi tinggi

Selain efisiensi waktu, risiko dalam kesalahan input data secara manual berkurang karena robot bekerja berdasarkan logika dan konsisten. Akurasi yang tinggi ini dapat menghindari kesalahan operasional yang sering terjadi jika dilakukan secara manual.

3. Transparansi

Setiap proses dalam operasional industri manufaktur terekam otomatis sehingga memudahkan proses audit dan pelacakan transaksi.

4. Hemat biaya operasional

Dengan menggunakan SAP dan iRPA dalam proses P2P, lebih sedikit tenaga kerja administratif yang dibutuhkan industri manufaktur, hal ini berarti perusahaan dapat menghemat biaya operasional jangka panjang.

5. Meningkatkan hubungan dengan vendor

Sistem SAP memungkinkan pembayaran tepat waktu sehingga dapat meningkatkan kepercayaan vendor dan membuka adanya peluang diskon khusus.

Dengan sistem yang terintegrasi, Anda tidak akan lagi mendapatkan operasional berulang, data ganda, dan human error yang sering terjadi dalam operasional industri manufaktur. Kombinasi antara SAP dan iRPA memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam mengontrol segala operasional.

Sebagai mitra resmi SAP di Indonesia, soltius telah membantu banyak perusahaan dalam mengadopsi sistem otomatisasi, salah satunya dalam industri manufaktur. Dengan otomatisasi proses procure-to-pay di manufaktur dengan SAP build process automation (iRPA), operasional industri manufaktur dapat lebih cepat dan tepat.