Cara HR Membuat Surat Keputusan yang Benar Serta Contohnya

Surat keputusan merupakan salah satu dokumen penting dalam manajemen sumber daya manusia (HR). Dokumen ini digunakan untuk memberikan kejelasan, mengkomunikasikan keputusan, serta memberikan arahan kepada karyawan terkait dengan hal-hal tertentu yang berkaitan dengan status kerja, SK, perubahan jabatan, atau kebijakan perusahaan lainnya. Namun, untuk memastikan efektivitas dan kejelasan, HR sebaiknya membuat surat keputusan dengan benar. Berikut ini panduan tata cara HR membuat surat keputusan yang benar serta contohnya.

Panduan HR dalam Membuat Surat Keputusan

Berikut ini tahapan panduan HR dalam membuat surat keputusan :

1. Tentukan Tujuan Surat Keputusan

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menetapkan tujuan dari surat keputusan yang akan dibuat. Apakah surat tersebut dikeluarkan untuk memberikan promosi kepada karyawan, memberikan sanksi (SP), mengumumkan perubahan kebijakan, atau untuk tujuan lainnya. Menentukan tujuan dengan jelas akan membantu dalam merumuskan isi surat keputusan secara tepat dan efektif.

2. Identifikasi Penerima Surat Keputusan

Setelah menetapkan tujuan surat keputusan, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi penerima surat keputusan. Penerima surat keputusan biasanya adalah karyawan yang terkait dengan keputusan yang diambil. Pastikan untuk menetapkan penerima dengan tepat dan pastikan bahwa mereka memahami isi surat serta implikasi keputusan tersebut terhadap mereka.

3. Sertakan Informasi yang Jelas dan Tepat

Surat keputusan harus menyertakan informasi yang jelas dan tepat terkait dengan keputusan yang diambil. Hal ini termasuk detail seperti nama karyawan, tanggal keputusan, isi keputusan, alasan dibalik pengambilan keputusan tersebut, serta langkah-langkah selanjutnya yang perlu diambil oleh karyawan. Pastikan untuk menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami agar tidak menimbulkan kebingungan atau interpretasi yang salah.

4. Gunakan Format Surat yang Tepat

Sebagai dokumen resmi, surat keputusan harus menggunakan format surat yang tepat. Format yang dimaksud mencakup penempatan alamat, tanggal, subjek, pembukaan, isi surat, penutup, dan tanda tangan yang sesuai. Pastikan untuk mengikuti format yang telah ditetapkan perusahaan atau standar format surat resmi yang berlaku.

5. Hindari Penggunaan Bahasa Ambigu

Penggunaan bahasa yang membingungkan atau ambigu dapat menyebabkan kebingungan atau ketidakjelasan dalam surat keputusan yang pada akhirnya menimbulkan interpretasi terhadap isi surat keputusan. Oleh karena itu, pastikan untuk menggunakan bahasa yang jelas, langsung, dan tidak memberikan ruang bagi interpretasi yang salah. Hindari penggunaan frasa atau kalimat yang ambigu yang dapat menimbulkan tafsiran yang berbeda.

6. Berikan Contoh atau Ilustrasi yang Memperjelas

Untuk memperjelas isi surat keputusan, pastikan untuk menyertakan contoh atau ilustrasi yang mendukung. Misalnya, jika surat keputusan mengumumkan perubahan kebijakan, HR dapat menyertakan contoh bagaimana perubahan tersebut akan berdampak pada tugas sehari-hari karyawan. Contoh atau ilustrasi seperti ini dapat membantu memperjelas maksud dan tujuan dari keputusan yang diambil.

7. Tandatangani Surat dengan Tanda Tangan yang Sah

Surat keputusan harus ditandatangani dengan tanda tangan yang sah oleh pejabat atau manajer yang berwenang. Tanda tangan tersebut menunjukkan bahwa keputusan tersebut telah disetujui dan disahkan oleh pihak yang berwenang. Pastikan untuk memeriksa keabsahan tanda tangan dan memastikan bahwa penandatangan memiliki kewenangan yang sesuai dalam mengambil keputusan terkait.

8. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan

Jika surat keputusan membutuhkan informasi tambahan atau dokumen pendukung, HR sebaiknya menyertakan lampiran yang diperlukan. Lampiran ini dapat berupa peraturan perusahaan terkait, formulir yang harus diisi oleh karyawan, atau dokumen-dokumen lain yang relevan dengan keputusan yang diambil. Pastikan untuk menjelaskan dengan jelas lampiran tersebut dalam surat keputusan agar karyawan dapat memahaminya dengan baik.

Contoh Surat Keputusan yang Benar

Terlepas dari cara HR membuat surat keputusan yang benar serta contohnya, berikut contoh surat keputusan HR terkait promosi Jabatan yang baik dan benar :

SURAT KEPUTUSAN PROMOSI

No. 001 / XIX / HRD / 0309

Manajemen PT Tolak Linu Banjarmasin :

Menimbang :

Dalam rangka meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja maka diperlukan adanya penyegaran karyawan dan karyawati di lingkungan PT Tolak Linu Banjarmasin,

Mengingat :

1. Peraturan Perusahaan

2. Sistem dan Manajemen Perusahaan

3. Kebutuhan PT Tolak Linu Banjarmasin dalam menunjang produktivitas para karyawan

Menetapkan :

Menunjuk dan menetapkkan karyawan di bawah ini :

NIK : 0981780976

Nama Karyawan : Abulloh Mahmud

Jabatan Lama : Manager Pemasaran

Departemen : Pemasaran

Menjadi,

Jabatan Baru : Sales Manager & Service Manager

Departemen : Penjualan

Demikian surat keputusan ini dibuat untuk dilaksanakan dengan baik dan dapat ditinjau kembali sewaktu-waktu bilamana diperlukan.

Banjarmasin, 14 Maret 2024

Sinta Bachir

General Manager

Tembusan kepada Yth :

1. Ibu Rusiah – Director

2. Ibu Ani Yudoyono – Operational Director

3. Bp. Wulan Guritno – Branch Manager PT

4. Ibu Aminah Said – Payroll PT

5. Bp. Bagas Kartanegara – Finance Workshop PT

Demikian informasi seputar cara HR membuat surat keputusan yang benar serta contohnya. Semoga membantu!