Peran Aplikasi atau Software HRIS Online dalam Pengoptimalan Produktivitas Karyawan

HRIS atau Human Resource Information System merupakan perangkat lunak yang menyediakan fitur-fitur bermanfaat. Diantaranya yaitu pengelolaan data karyawan, proses rekrutmen, dan manajemen kerja. Berikut adalah penjelasan mengenai peran aplikasi atau software HRIS online dalam pengoptimalan produktivitas karyawan.

Apa itu HRIS?

HRIS atau Human Resources Information System adalah perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan input, pelacakan, serta rekapitulasi data dalam bidang Human Resource (HR).

Beberapa fitur yang ada dalam HRIS bisa diaplikasikan tidak hanya pada bidang HR saja, namun juga bidang keuangan, akuntansi, hingga manajemen. Hal ini dikarenakan administrasi karyawan tidak dipegang oleh divisi HR saja.

Sistem HRIS akan menjalankan sistem yang sama bagi semua karyawan pada beberapa bidang. Sebagai contoh, saat ada karyawan baru, maka perlu memasukkan data pribadi yang nantinya akan disimpan pada database perusahaan. Jika perusahaan tersebut sudah menggunakan HRIS, maka database dapat dimaksimalkan untuk kelancaran sistem operasional.

Fitur HRIS

Sebelum membahas peran aplikasi atau software HRIS online dalam pengoptimalan produktivitas karyawan, penting untuk mengetahui fitur-fiturnya terlebih dahulu. Berikut adalah 5 fitur utama HRIS:

1. Fitur HRIS Absensi

Bagi perusahaan yang menggunakan sistem absensi manual, maka pencatatannya dilakukan setiap hari. Aktivitas monitoring absensi ini akan sangat memakan waktu terutama bagi perusahaan yang menerapkan denda bagi karyawan yang datang terlambat.

Dengan adanya fitur absensi online pada HRIS, absensi dan monitoringnya bisa dilakukan dengan lebih cepat dan mudah. Beberapa fitur absensi sudah dilengkapi dengan metode sidik jari hingga face id. Data absensi yang dihasilkan lebih akurat daripada absensi manual, sehingga divisi HR hanya perlu memeriksa data di akhir periode.

2. Fitur HRIS Penggajian

Penggajian karyawan yang dilakukan secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan atau human error. Kesalahan dapat terjadi selama proses penghitungan nominal gaji. Hal ini sangat merugikan karena menyangkut hak yang diterima oleh karyawan.

Tidak menutup kemungkinan divisi HR harus lembur untuk memastikan bahwa tidak ada karyawan yang kekurangan atau kelebihan gaji. Untuk mengatasi hal ini, penggunaan HRIS sangat bermanfaat untuk menghitung gaji karyawan secara online. Semua tunjangan dan potongan bisa dihitung secara otomatis sehingga proses penggajian bisa berjalan dengan cepat.

3. Fitur Rekrutmen Karyawan

Proses rekrutmen selalu identik dengan penumpukan surat lamaran yang harus diseleksi oleh divisi HR. Melakukan rekrutmen karyawan tidak boleh dilakukan secara sembarangan karena menyangkut sumber daya manusia yang merupakan aset berharga bagi perusahaan.

Dengan menggunakan HRIS, perusahaan dapat menerima dokumen lamaran berbentuk digital dan menyimpannya dalam komputer. Selanjutnya, divisi HR dapat segera mereview lamaran tersebut.

4. Fitur HRIS Laporan Izin Cuti

Pengajuan izin cuti atau izin tidak masuk kerja menjadi lebih mudah karena adanya HRIS. Karyawan dapat mengajukan cuti atau izin secara online dan pihak atasan atau manager bisa secara langsung memberikan respon melalui software HRIS. Sistem ini sudah terintegrasi sehingga langsung terhubung pada penghitungan gaji dan sisa cuti milik karyawan.

5. Fitur HRIS Manajemen Data

Mengelola data-data karyawan merupakan pekerjaan yang sangat merepotkan apabila dilakukan secara manual. Terlebih jika perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah besar. Hal inilah yang membuat perusahaan sangat memerlukan HRIS.

Dengan menggunakan software HRIS, data-data karyawan bisa disimpan dengan rapi dan aman. Pencarian data bisa dilakukan dengan mudah sehingga dapat meringankan pekerjaan divisi HR.

Peran Software HRIS Online dalam Pengoptimalan Produktivitas Karyawan

Software HRIS penting bagi semua jenis perusahaan karena dapat mengoptimalkan produktivitas karyawan. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai peran aplikasi atau software HRIS online dalam pengoptimalan produktivitas karyawan:

1. Mengotomatisasi Pekerjaan Berulang

Pekerjaan berulang yang dilakukan tim personalia seperti perekapan absen, distribusi gaji, penghitungan pajak penghasilan PPh, penghitungan payroll, dan pasal 21 karyawan bisa dilakukan secara otomatis. Hal ini tentunya membuat pekerjaan menjadi lebih cepat selesai.

2. Mempermudah Kontrol Kinerja Pegawai

HRIS dapat digunakan untuk menjalankan aplikasi penilaian kinerja. Divisi HR dapat melakukan kontrol kinerja pegawai dan melakukan perbandingan kinerja tersebut dengan target.

3. Menghemat Biaya Operasional

Dengan adanya HRIS, perusahaan dapat menghemat biaya operasional. Pengeluaran untuk kertas, aplikasi-aplikasi lain, dan biaya lembur dapat berkurang secara drastis. Hal ini dikarenakan adanya fitur-fitur HRIS yang dapat mengoptimalkan produktivitas karyawan.

4. Mempermudah Proses Rekrutmen

Proses rekrutmen atau penerimaan karyawan baru dapat dilakukan dengan lebih efektif bersama software HRIS. Manajer HR akan lebih mudah dalam melakukan pemilihan pegawai hingga menempatkannya pada divisi-divisi dalam perusahaan.

5. Kemudahan dalam Mengakses Data

Software HRIS mendukung database yang dapat diakses secara online. Oleh karena itu, data-data tersebut dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Anda sebagai manajer HR atau pemilik perusahaan dapat melakukan pemeriksaan data secara fleksibel dan leluasa.

Memaksimalkan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan Anda dengan Soltius, penyedia HR Software & Aplikasi Terbaik di Indonesia. Dengan platform HR kami yang inovatif, Anda dapat mengelola SDM dengan lebih efisien dan efektif, mulai dari pengelolaan database karyawan, payroll penggajian perhitungan PPh 21 dan BPJS, absensi, cuti, hingga jam lembur. Dapatkan aplikasi terbaik Soltius sekarang juga.

Sekian pembahasan seputar peran aplikasi atau software HRIS online dalam pengoptimalan produktivitas karyawan. Menggunakan fitur-fitur HRIS secara efektif dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan mengurangi beban administratif. Dengan begitu, operasional perusahaan bisa berjalan dengan lancar.