Account Payable & Account Receivable: Pengertian dan Cara Mengelolanya

Persetujuan faktur pemasok meskipun barang kurang, atau piutang yang baru teridentifikasi setelah 90 hari, keduanya berakar dari account payable dan account receivable sebagai inti manajemen keuangan. Artikel ini membahas perbedaan keduanya serta cara mengelola masing-masing dengan kontrol yang efektif.

Ringkasnya: account payable adalah kewajiban perusahaan kepada pemasok atas barang atau jasa yang sudah diterima tetapi belum dibayar. Dalam Bahasa Indonesia disebut utang usaha, dan tercatat sebagai liabilitas jangka pendek. Account receivable (piutang usaha) adalah kebalikannya: hak tagih atas penjualan kredit yang belum dibayar pelanggan, tercatat sebagai aset lancar.

Apa Bedanya Account Payable dan Account Receivable?

Account payable dan account receivable adalah dua sisi dari transaksi yang sama. Utang usaha kepada pemasok tercatat sebagai piutang usaha di pembukuan pemasok atas faktur yang sama. Perbedaannya terletak pada posisi Anda sebagai pembeli atau penjual, sehingga perbedaan turunannya menjadi jelas.

Karena posisinya berlawanan, kontrol terhadap keduanya berbeda: account payable dikendalikan sebelum pembayaran, sedangkan account receivable setelah faktur diterbitkan.

Cara Mengelola Account Payable: Kontrol Sebelum Uang Keluar

Pengelolaan account payable menekankan verifikasi tiga dokumen sebelum pembayaran dilakukan. Setelah kas keluar, koreksi hanya dapat dilakukan melalui penagihan ulang ke pemasok, yang lebih mahal dibandingkan menahan faktur untuk verifikasi. Kontrol harus dilakukan sebelum pembayaran.

Materi SAP Learning mendefinisikan pencocokan tiga dokumen (three-step verification, di luar SAP lazim disebut three-way match) sebagai proses membandingkan ketiga dokumen berikut sebelum faktur disetujui.

1. Purchase order (PO): apa yang dipesan.
2. Bukti penerimaan barang (goods receipt): apa yang benar-benar datang.
3. Faktur pemasok: apa yang ditagih.

Jika item, kuantitas, dan harga sesuai, faktur dapat dibayar. Jika tidak, faktur ditahan untuk peninjauan. Pembayaran hanya dilakukan setelah tidak ada selisih dan tidak ada blokir pembayaran. Untuk jasa tanpa penerimaan barang, pencocokan biasanya cukup dua dokumen.

Notasi termin seperti 2/10 net 30 berarti diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari, dengan jatuh tempo penuh 30 hari. Pembayaran sebaiknya dilakukan sesuai jadwal yang ditetapkan, bukan secepat mungkin.

Menunda pembayaran dapat meningkatkan saldo kas sementara, namun berisiko kehilangan diskon dan membuat pemasok memperketat syarat pembayaran di masa mendatang.

Cara Mengelola Account Receivable: Umur Piutang Menentukan Tindakan

Di sisi piutang, kontrolnya justru bekerja setelah faktur terbit, karena uangnya pada account receivable, kontrol dilakukan setelah faktur diterbitkan karena dana sudah berada di pihak lain. Ukuran yang digunakan adalah umur piutang, bukan totalnya. Piutang Rp1 miliar dengan umur 20 hari dianggap sehat, sedangkan jika separuhnya berumur lebih dari 90 hari, hal ini menjadi perhatian.g menuntut respons berbeda:

Rentang umur piutang bersifat fleksibel dan dapat disesuaikan oleh masing-masing perusahaan. Pengelompokan ini berfungsi sebagai pemicu tindakan, bukan sekadar pelaporan. Piutang yang berpindah ke jenjang berikutnya menandakan perlunya tindakan.

Pencegahan terbaik adalah menetapkan batas kredit dan termin pembayaran sebelum pesanan diterima, bukan saat proses penagihan.

Apa yang Berubah Ketika AP dan AR Ditangani Sistem?

Dalam sistem ERP (Enterprise Resource Planning), account payable dan account receivable merupakan sub-ledger yang secara otomatis memperbarui buku besar saat dokumen diposting. Dengan demikian, pertanyaan mengenai saldo utang ke pemasok dan kecocokan dengan buku besar dapat dijawab secara langsung.

Keduanya merupakan sub-modul standar dalam modul keuangan SAP (FICO). Menurut SAP Learning, Accounts Receivable di Financial Accounting (FI) mencatat dan mengelola data akuntansi setiap pelanggan, dan akun rekonsiliasi (reconciliation account) yang ditetapkan diperbarui otomatis. Data master pelanggan menyimpan termin pembayaran (payment terms) dan termin penagihan (dunning terms), sehingga penagihan mengikuti aturan yang disepakati, bukan ingatan staf.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apa tugas dan tanggung jawab staff account payable?

Tugas utama staf account payable adalah memastikan pembayaran hanya dilakukan untuk faktur yang telah diverifikasi. Mereka memeriksa faktur pemasok terhadap tiga dokumen (purchase order, bukti penerimaan barang, dan faktur), menjadwalkan pembayaran sesuai termin, serta merekonsiliasi saldo pemasok. Faktur yang tidak sesuai ditahan untuk peninjauan.

Apakah account payable termasuk utang atau aset?

Utang. Account payable adalah liabilitas jangka pendek karena diselesaikan dalam siklus operasi normal perusahaan, sedangkan account receivable adalah aset lancar yang umumnya direalisasi dalam dua belas bulan setelah periode pelaporan. Keduanya sama-sama pos neraca, bukan pos laporan laba rugi: yang masuk ke sana adalah pembelian dan penjualannya, bukan saldo utang-piutangnya.

Apa bedanya account payable dan utang bank?

Account payable timbul dari pembelian barang atau jasa operasional secara kredit, tanpa perjanjian pinjaman formal, dan umumnya tidak berbunga sepanjang dibayar dalam termin yang disepakati (misalnya 30 hari). Utang bank lahir dari perjanjian kredit, berbunga, dan berjangka waktu tetap. Keduanya liabilitas, tetapi hanya account payable yang mengikuti ritme operasi harian.

Kesimpulan

Account payable dan account receivable merupakan dua sisi dari transaksi yang sama, sehingga pengelolaannya harus berbeda: account payable dikendalikan sebelum kas keluar, sedangkan account receivable dikelola berdasarkan umur piutang. Soltius, bagian dari Metrodata Group sejak 1998, berpengalaman dalam implementasi dan pendampingan SAP S/4HANA Finance, termasuk penataan proses utang-piutang. Proses biasanya diawali dengan penilaian atas sistem yang berjalan saat ini.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai penataan proses utang-piutang dengan SAP S/4HANA Finance di perusahaan Anda, silakan kunjungi soltius.co.id.