Cara Kerja Sistem SAP dan Fungsinya untuk Perusahaan

System Application Program atau yang lebih dikenal dengan sebutan SAP adalah program untuk mengintegrasikan setiap pengolahan data pada perusahaan. Sistem ini berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) sehingga dapat memproses olah data manajemen setiap lini divisi perusahaan.

Lini aktivitas suatu perusahaan sangat beragam. Mulai dari manajemen finansial, legal, manajemen SDM, hingga pengembangan produk, proses-proses tersebut perlu dilakukan dengan optimal karena bersamaan dapat membawa perusahaan menuju kesuksesan. 

Jika dahulu perusahaan menggunakan cara manual untuk melakukan aktivitasnya, kini, di zaman modern, perusahaan biasanya menggunakan aplikasi. Di sinilah SAP berperan.

Singkatnya, SAP merupakan penyedia aplikasi untuk mengelola beragam aktivitas perusahaan. SAP bekerja dengan mengumpulkan data dari aktivitas-aktivitas tersebut secara terpadu. Ingin tahu lebih lengkapnya lagi? Simak penjelasan mengenai cara kerja sistem SAP dan fungsinya pada artikel ini.

Mengenal Program SAP di Indonesia

SAP atau System Application and Product in Data Processing adalah penyedia perangkat lunak untuk mengelola proses bisnis perusahaan yang beragam, mulai dari keuangan, produksi, distribusi, hingga sumber daya manusia. 

Aktivitas tersebut biasanya dilakukan menggunakan aplikasi yang berbeda-beda, namun karena SAP memiliki pendekatan terintegrasi, semuanya dapat diakses melalui satu platform digital terpadu.

Sistem SAP adalah salah satu solusi ERP yang paling populer dan banyak digunakan oleh perusahaan dari berbagai industri. Popularitas ini tidak diraih dengan mudah, mengingat kiprah SAP yang sudah berlangsung sejak lama. SAP didirikan pada tahun 1972 oleh lima mantan insinyur IBM di Jerman.

Awalnya, perusahaan ini hanya beranggotakan sedikit orang, tetapi seiring dengan berkembangnya teknologi dan kebutuhan bisnis, SAP tumbuh menjadi perusahaan multinasional dengan lebih dari 105.000 karyawan di seluruh dunia.

Di Indonesia, penggunaan sistem SAP sudah dimulai sejak awal 90-an. Seiring dengan perkembangan teknologi, SAP terus berkembang dengan berbagai modul yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dengan kemampuannya dalam mengintegrasikan berbagai proses bisnis, SAP menjadi pilihan utama bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Kini, SAP terus berinovasi dengan melibatkan penggunaan teknologi terkini dalam aplikasinya, seperti Machine Learning (ML) dan Artificial Intelligence (AI). Salah satu teknologi terbaru yang dimiliki SAP adalah SAP Business AI. Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan berbagai aktivitas bisnis dengan kecerdasan buatan yang terintegrasi.

Selain itu, SAP juga menghadirkan Joule, AI copilot yang akan dikembangkan dengan agen AI kolaboratif. Teknologi ini akan membantu perusahaan mencapai efisiensi yang lebih tinggi dengan otomatisasi berbasis AI yang dapat bekerja di berbagai fungsi bisnis.

Cara Kerja System Application Product (SAP)

Cara kerja sistem SAP adalah dengan mengumpulkan data dari berbagai proses yang ada di perusahaan. Informasi dari proses-proses tersebut akan dikumpulkan dalam satu pusat data terpadu, di mana data dapat dikelola dan diambil insightnya. Dengan demikian, perusahaan dapat menciptakan keputusan bisnis yang lebih tepat sasaran.

Tak hanya itu, adanya pengumpulan dan manajemen data terpusat juga memudahkan karyawan untuk saling berkolaborasi. Dahulu, setiap unit bisnis di perusahaan memiliki pusat data tersendiri yang tidak dapat diakses oleh karyawan dari unit bisnis lain. Jika membutuhkan data dari unit bisnis yang berbeda, karyawan harus meminta data secara manual. 

Namun, dengan SAP, karyawan dari berbagai departemen dapat mengakses insight real-time secara bersamaan. Sehingga, bukan hanya kolaborasi saja yang meningkat, workflow kerja pun juga semakin efisien.

Namun, perlu diingat bahwa memang tidak semua karyawan berhak atas semua data. Akan ada data-data tertentu yang hanya karyawan atau departemen tertentu yang bisa mengaksesnya. SAP memiliki fitur permission access bagi pengguna untuk menampilkan, mengubah, atau menghapus item tertentu sesuai dengan izin yang telah ditentukan. Izin ini dapat diterapkan pada folder maupun berbagai dokumen lainnya.

Selain itu, cara kerja sistem SAP juga didasarkan pada berbagai modul yang saling terintegrasi, memungkinkan perusahaan untuk mengelola data secara real-time dan akurat. Berikut adalah beberapa modul utama dalam SAP dan cara kerjanya:

• Modul Material Management (MM): Bertanggung jawab atas pengelolaan pembelian dan inventaris perusahaan, memastikan ketersediaan bahan baku sesuai kebutuhan produksi.

• Modul Sales and Distribution (SD): Mengelola proses penjualan, distribusi, dan faktur pelanggan, membantu meningkatkan efisiensi operasional.

• Modul Production Planning (PP): Memfasilitasi perencanaan produksi dengan memperhitungkan permintaan pasar dan kapasitas produksi.

• Modul Financial Accounting (FI): Mengonsolidasikan laporan keuangan perusahaan, memungkinkan pencatatan transaksi yang akurat dan real-time.

• Modul Controlling (CO): Memantau dan menganalisis biaya operasional untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Setiap modul dalam sistem SAP dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga memastikan operasional bisnis berjalan dengan lebih efisien dan terkoordinasi.

Fungsi Sistem SAP

Sistem SAP adalah solusi yang memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, di antaranya:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

SAP memungkinkan integrasi data yang baik, sehingga perusahaan dapat menghindari duplikasi informasi, mengoptimalkan proses bisnis, serta memudahkan pengambilan keputusan yang cepat dan akurat. Selain itu, sistem SAP juga memungkinkan otomatisasi dalam berbagai tugas administratif, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan strategis.

2. Merencanakan Produksi dengan Lebih Akurat

3. Meningkatkan Layanan Pelanggan

SAP memungkinkan perusahaan mendapatkan data pelanggan yang lebih lengkap, membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk memberikan layanan yang lebih cepat dan responsif. Dengan analisis data pelanggan, perusahaan dapat menawarkan solusi yang lebih personal dan relevan.

4. Mempermudah Pemantauan Kinerja 

Dengan sistem yang terintegrasi, manajemen dapat dengan mudah memantau performa setiap divisi dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Dashboard analitik memberikan visualisasi data yang mudah dipahami, memungkinkan pemantauan KPI secara real-time. Selain itu, perusahaan dapat menggunakan AI untuk mendeteksi pola kinerja yang dapat ditingkatkan.

5. Meningkatkan Keamanan Data

SAP dilengkapi dengan fitur keamanan tingkat tinggi untuk melindungi data perusahaan dari risiko kebocoran atau penyalahgunaan. Sistem keamanan berbasis AI membantu dalam mendeteksi ancaman siber secara lebih cepat dan proaktif. Selain itu, kontrol akses berbasis izin memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses data sensitif.

Dengan cara kerja sistem SAP yang canggih serta berbagai keunggulan dan fungsinya, sistem SAP adalah solusi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola operasional bisnis secara lebih efisien. Jika Anda tertarik untuk mengimplementasikan SAP dalam perusahaan Anda, Soltius siap membantu dengan solusi SAP terbaik. Kunjungi Soltius di https://www.soltius.co.id untuk informasi lebih lanjut tentang implementasi SAP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Artikel Menarik Lainnya : 

• Pengertian dan Implementasi SAP Indonesia.
• Mengenal Sistem SAP dan Manfaatnya.